12.06.2020

Iso osa tapahtuman tietosuojatyöstä tehdään jo ennen ilmoittautumisen avaamista. Suunnitelmallisuuden merkitystä ei voi liikaa korostaa.

Tapahtuman järjestämisen yhteydessä käsitellään henkilötietoja monin eri tavoin. Tähän artikkeliin on koottu havaintojamme siitä, millaisia asioita tulee muistaa, jotta tietosuoja tapahtumissa tulee huomioitua.

Tietosuojatyö on osa tapahtuman järjestämistä

Hyvin toteutettu tietosuoja on mahdollista saavuttaa, kun henkilötietojen käsittely huomioidaan tapahtuman elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Tapahtuman elinkaari voidaan jakaa esimerkiksi neljään eri vaiheeseen: tapahtuman suunnittelu, ilmoittautuminen, tapahtuma itsessään ja aika tapahtuman jälkeen.

Suunnitteluvaiheessa pyritään ennalta tunnistamaan ne tilanteet, joissa henkilötietoa tullaan käsittelemään. Ilmoittautumisvaiheessa osallistuja antaa tietoa itsestään. Tapahtumassa henkilötietoa muodostuu lisää, kun ihmiset osallistuvat erilaisiin arvontoihin ja jättävät yhteystietojaan tapahtumassa standia pitäville yrityksille. Lisäksi tapahtuman järjestäjä, media ja muut osallistujat ottavat valokuvia sekä videoita tapahtumassa, ja julkaisevat niitä eri kanavissa. Tapahtuman jälkeen tietoja hyödynnetään eri tavoin. Osa tapahtumasta voidaan antaa yhteistyökumppanin toteutettavaksi, jolloin tietoa käsittelevät myös muut tahot.

Tietosuoja tulee huomioida kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Tähän tietosuojan perustyöhön liittyy henkilötietojen käsittelyn suunnittelu, tietosuojaperiaatteiden noudattaminen, osoitusvelvollisuus, käsittelystä kertominen, rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen sekä yhteistyökumppanien ja palveluntarjoajien rooli osana henkilötietojen käsittelyä.

Yksinkertaisenkin tapahtuman järjestäminen pitää sisällään koko tietosuojan perustyön.

Tapahtuman tarkoitus ohjaa henkilötietojen käsittelyä

Tapahtumalla on aina tarkoitus. Kysy itseltäsi: Miksi tapahtuma järjestetään?

Tapahtuman luonne, tarkoitus ja tavoitteet vaikuttavat henkilötietojen käsittelyn tarpeeseen ja tätä kautta koko henkilötietojen käsittelyn suunnitteluun.
On selvää, että satojen osallistujien asiantuntijaseminaari vaatii enemmän tietosuojapohdintoja kuin tunnin tietoisku kansalaisille. Molemmissa tapauksissa tapahtuman järjestäjä on silti vastuussa siitä, että rekisteröidyn oikeudet toteutuvat ja yleisiä tietosuojaperiaatteita noudatetaan.

Pohdi, mitä tietoja oikeasti tarvitaan. Kerätäänkö osallistujilta täydelliset yhteystiedot, koska niin on aina ennenkin tehty? Riittäisikö kuitenkin pelkkä nimitieto tai sähköpostiosoite? Entä tarvitaanko tietoa allergioista vai riittäisikö pelkkä erikoisruokavaliotoive?

Määrittele myös henkilötietojen käsittelyperuste. Tietosuojavaltuutetun toimisto ohjeistaakin: ”Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää käsittelyperustetta. Peruste on määritettävä ennen käsittelyn aloittamista.” Näin myös tapahtumissa.

Osallistujan informointi ja tietojen kerääminen

Ilmoittautumisvaihe on tietosuojan kannalta tärkeä, mutta suoraviivainen. Etene suunnitelman mukaisesti.

Informoi osallistujaa, miten hänen henkilötietojaan käsitellään tapahtumassa ja sen jälkeen. Kysy osallistujalta suunnitelman mukaiset perustiedot, kuten tarvittavat nimi- ja yhteystiedot. Tarvittaessa kysy suostumus sähköpostimarkkinointiin sekä osallistuminen arvontaan tai muuhun vastaavaan oheistoimintaan.

Suostumuksen kysymisessä tulee olla tarkkana. Osallistujan on tiedettävä, mihin häneltä pyydetään suostumusta. Esimerkiksi arvontaan osallistuminen ei automaattisesti oikeuta organisaatiota käyttämään tietoja muussa toiminnassa, kuten markkinoinnissa.

Tietojen jakaminen palveluntarjoajille ja yhteistyökumppaneille

Tapahtuman järjestämisessä voidaan hyödyntää ulkopuolisia palveluntarjoajia. Jos palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja organisaation lukuun, on palveluntarjoajan kanssa tehtävä sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Käsittelijän roolissa voi toimia esimerkiksi erillinen tapahtumapalveluita toteuttava yritys, tapahtuman ilmoittautumiseen käytettävää tietojärjestelmää ylläpitävä yritys tai tapahtumaan palkattu ulkopuolinen valokuvaaja.

Tapahtuman esiintyjille tai tapahtumassa standia pitävälle yritykselle ei lähtökohtaisesti ole tarvetta kertoa osallistujien nimiä. He voivat kerätä tietoja osallistujilta itseltään omalla standillaan. Catering-palveluista vastaava taho ei tarvitse erikoisruokavaliotoiveisiin liittyviä nimiä. Tieto määristä riittää.

Esiintyjien esitysmateriaalit jaetaan usein osallistujille. Kun tapatuman järjestäjä lähettää materiaalit sähköpostilla piilokopiokenttää hyödyntäen, osallistujien tiedot eivät leviä tarpeettomasti muualle.

Valokuvaaminen ja videointi

Tapahtumassa otettuja valokuvia ja videoita julkaistaan usein organisaation verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Suunnittele, millaisia kuvia otetaan ja missä kuvia julkaistaan. Kuvataanko laajasti yleisöä vai otetaanko kuvia yksittäisistä henkilöistä? Kerro kuvaamisesta ja kuvien julkaisemisesta jo ilmoittautumisen yhteydessä. Julkaise vain hyvän maun mukaisia kuvia, joissa ihmiset esiintyvät edukseen.

Järjestä tilaan esimerkiksi erillinen kuvausseinä, jossa kuvat otetaan. Näin osallistuja tietää tulevansa kuvatuksi ja voi valmistautua kuvaan. Kuvien julkaisemisesta voidaan kertoa kuvausseinän lähettyvillä olevassa selosteessa. Toisaalta tapahtumatilassa voi olla myös alue, jossa ei kuvata laisinkaan.

Jaa ilmoittautumisen yhteydessä eri värinen tunniste – esim. nimikortti, tarra, pinssi – niille, jotka sallivat kuvauksen ja kuvien julkaisun. Kuvista tunnistaa helposti ne, joiden kuvan voi vapaasti julkaista esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.

Tapahtuma loppuu, tietosuojavelvollisuudet eivät

Tapahtuman jälkeen edetään suunnitellun toimintatavan mukaisesti ja tietosuojaperiaatteita noudattaen. Selvitä etukäteen, miten ja minne tarpeelliset tiedot otetaan talteen. Lisäksi pitää tietää, milloin ja miten tarpeettomat tiedot poistetaan. Tietojen säilytysaika vaihtelee tarpeen mukaan.

Hyvin hoidetut tapahtumien tietosuoja-asiat mahdollistavat osallistujien tietojen tehokkaamman käsittelyn ja jatkohyödyntämisen, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen sekä auttavat organisaatiota täyttämään velvollisuutensa. Onnistunut tapahtuma edellyttää hyvää suunnittelua – myös tietosuojan osalta!