17.12.2019

Kiinnostuksemme työn keskeytymisen ilmiöön lähti omista havainnoistamme sekä puheenvuoroista mediassa. Multitaskaus kuormittaa aivoja ja voi johtaa keskittymiskyvyn häiriöön. Työn pirstaleisuus johtaa siirtymiin tehtävästä toiseen. Puhe avokonttorissa vie huomion ja tuottaa osaltaan keskeytyksiä työhön.

Lähdimme selvittämään ammattikorkeakoulun henkilöstön kokemuksia työn keskeytymisestä. Käsittelemme keskittymiskyvyn elvyttämistä aivotutkijoiden suositusten pohjalta niin elämäntapavalintojen kuin työn muotoilun kannalta. Lopuksi pohdimme esimiesten osuutta keskittymiselle otollisten työskentely-ympäristöjen luomisessa.

Suomalaiset aivotutkijat Minna Huotilainen ja Mona Moisala ovat nostaneet julkiseen keskusteluun kiireisiä työikäisiä uhkaavan aivojen ylikuormittumisen. Aivojen ylikuormitus näkyy arjessa hajamielisyytenä, sähläämisenä ja tavaroiden katoamisena. Monet keski-ikäiset epäilevät jo orastavaa dementiaa, vaikka kyse on aivojen ylikuormituksesta, pitkittyneestä stressitilasta ja univajeesta. Syksyllä 2018 ilmestyneessä teoksessa ”Keskittymiskyvyn elvytysopas” Huotilainen ja Moisala kuvaavat keskittymiskyvyn häiriön syntyä ja elvytyskeinoja.

Ympäröivä maailma vetää ihmistä kohti säheltämistä, kuormittumista ja lyhytjännitteisyyttä (Huotilainen & Moisala 2018). Havaitsimme tutkijoiden tapaan, että työelämässä on paljon keskittymiskykyä heikentäviä tekijöitä. Työ on digilaitteiden jatkuvaa käyttöä, työtä tehdään avokonttoreissa ja monien työ on pirstaloitunutta.

Pirstaleisuuden myötä nopeat siirtymät tehtävästä toiseen ovat työpäivän arkea. Hyvin tavallista on usean tehtävän tekeminen samaan aikaan tai lomittain (multitaskaus) – esimerkiksi sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen palaverien aikana. Työ- ja vapaa-ajan rajat ovat hämärtyneet. Työt seuraavat tekijäänsä kotiin puhelimen ja kannettavan tietokoneen mukana. Sähköpostit saattavat paukkua työntekijän puhelimeen tai älykelloon viikonpäivästä tai kellonajasta riippumatta. Etätöitä tehdään niin kotona kuin kesämökillä.

 

Monen asian tekeminen yhtä aikaa tai limittäin tuhoaa keskittymiskyvyn

Monen asian tekeminen yhtä aikaa tai limittäin rasittaa aivoja ja aiheuttaa levottomuutta. Esimerkiksi sähköpostien käsittely kokouksissa vie aivojen etulohkon ylikierroksille. Tarkkaavaisuuteen ja kontrolliin keskittyvät aivoalueet ovat kuin tulessa. Pitkittyessään tällainen stressitila vaikuttaa aivoihin. Vaaroja havaitseva aivojen mantelitumake alkaa hiljalleen kasvaa. Tämän seurauksena stressi tulee kerta toisensa jälkeen yhä helpommin. Aivojen etuotsalohko voi ohentua, jolloin se ei enää pysty hillitsemään stressiä. Keskittyminen muuttuu koko ajan vaikeammaksi. Aivojen vaarallinen muokkautuminen tapahtuu, jos päivistä puuttuvat kokonaan levolliset ja rauhalliset hetket. (Hallamaa 2019)

Huotilainen ja Moisala (2018) puhuvat tarkkaavaisuushäiriötä muistuttavasta käytösmallista (attention deficit trait, ADT), josta kärsivälle on tyypillistä itsensä keskeyttäminen. Rauhallisessakin työskentelytilassa oireesta kärsivän mieleen tulvii muita meneillään olevaan tehtävään liittymättömiä asioita, jotka keskeyttävät työskentelyn. Elimistö on varuillaan ja ikään kuin jatkuvassa hälytysvalmiudessa. Muutaman päivän sähellys ja asioista toiseen hyppiminen väsyttää mutta ei vielä johda ADT:n kouriin, mutta muutaman viikon kiireisen säheltämisen jälkeen jokainen voi huomata itsessään ADT:n oireita.

Keskittymistä vaativaa työskentelyä varten on otettu käyttöön täysin hiljaisia työtiloja.

Työelämän muutoksiin on monilla työpaikoilla vastattu lähtemällä muotoilemaan työtä uudelleen.  Turun ammattikorkeakoulussa on lisätty etätyön mahdollisuuksia toimistotyötä tekeville, sekä pyritty kokoamaan opettajien työtä suuremmiksi tehtäväkokonaisuuksiksi. Toimitilojen suunnittelussa on tähdätty siihen, että työskentelytilat vastaisivat muuttuvan työnteon vaatimuksiin. Henkilöstön työtiloja on jaettu erilaisiin vyöhykkeisiin sen mukaan, missä määrin niissä sallitaan tilassa olevien keskustelu ja muu vuorovaikutus.  Keskittymistä vaativaa työskentelyä varten on otettu käyttöön täysin hiljaisia työtiloja.

Keskittymiskyvyn häiriöiden uhan vuoksi katsoimme tärkeäksi lähteä selvittämään, millaisia ovat ammattikorkeakoulun henkilöstön kokemukset työn keskeytymisestä. Osa henkilöstöstä on siirtynyt uudentyyppisiin työskentelytiloihin ja ryhmähuoneisiin, jolloin kokemusten kartoittaminen on ajankohtaista. Lähdimme tarkastelemaan työn keskeytymistä kahdessa erilaisessa yksikössä: opiskelijapalveluissa sekä sosiaalialan koulutus- ja tutkimusyksikössä.

Työn keskeytyksellä tarkoitetaan tutkijoiden Kalliomäki-Levanto, Ukkonen ja Kalakoski (2016) mukaan tilannetta, jossa toinen henkilö joko kasvotusten tai viestintävälineiden välityksellä aiheuttaa työntekoon keskeytyksen, jonka ajoitus ei ole työntekijän hallinnassa. Keskeytys katkaisee työntekijän huomion meneillään olevaan tehtävään, pakottaa häntä kiinnittämään huomion muuhun asiaan ja mahdollisesti palaamaan meneillään olleeseen tehtävään myöhemmin. Tässä työssä ymmärrämme työn keskeytymisen edellä esitettyä laajempana ilmiönä: keskeytyminen voi johtua ulkoisten häiriötekijöiden lisäksi keskittymiskyvyn heikentymisestä ja ilmentää ADT-oireita.

Selvitimme opettajien ja opiskelijapalveluiden työntekijöiden näkemyksiä seuraaviin kysymyksiin:

1. Millä tavoin ja mistä syystä työskentely keskeytyy?
2. Miten koet työn keskeytymisen?
3. Vaarantavatko keskeytykset työn tehokkuuden?

Kokoamamme tiedon perusteella pyrimme hahmottamaan, mitä keinoja yksilöllä ja toisaalta esimiehellä on työn keskeytymisen vähentämiseen ja keskittymisen parantamiseen.  

 

Digitaaliset palvelukanavat ovat korvanneet kasvokkain tapahtuvat opiskelijapalvelut

Opiskelijapalveluissa työskentelee 25 henkilöä, joista pääosa toimii opintohallinnon, opiskelijavalintojen ja hakijapalveluiden sekä avoimen ammattikorkeakoulun tehtävissä. Opintohallinnon tehtävissä työskentelevien opintoneuvojien työlle olivat aiemmin ominaisia jatkuvat keskeytykset esimerkiksi puhelinsoittojen tai opettajien käyntien vuoksi sekä jäykkä työnjako, jossa kukin työntekijä hoiti vain tiettyjen koulutusohjelmien asioita.

Opintohallinnon nykyinen palvelukonsepti perustuu service desk -ajatteluun ja digitaalisiin palveluihin. Kaikki opintoneuvojat on keskitetty Jouhakaisenkadun toimipisteeseen, jossa työtiloina on kaksi ryhmähuonetta kuudelle ja kolmelle hengelle. Henkilöstön vähentymisen vuoksi työprosesseja on ollut välttämätöntä tehostaa. Opettajien ja opiskelijoiden käynti opintoneuvojien ryhmähuoneisiin (back office) on estetty, jotta työn tehokkuutta heikentävät keskeytykset saataisiin vähentymään. Asiakkaiden palvelupyynnöt tulevat e-lomakkeilla ja yhden sähköpostiosoitteen kautta ts. keskitettyjen digitaalisten palvelukanavien kautta. Vuorovaikutteinen asiakaspalvelu palvelupisteellä on vähentynyt.

Opiskelijavalintojen tiimi vastaa opiskelijavalinnoista, hakijapalveluista sekä avoimen ammattikorkeakoulun opintohallinnosta. Tiimin seitsemän työntekijää työskentelevät yhteisessä ryhmätyötilassa. Opiskelijoiden haku ja valinnat hoidetaan digitaalisesti Opintopolku.fi -palvelun sekä e-lomakkeiden avulla. Hakijoiden asiakaspalvelu tapahtuu pääosin organisaatiosähköpostin ja chat-palvelun kautta. Hakijoille on puhelinpalveluaika. Hakijoiden käynnit ovat harvinaisia ja liittyvät pääosin valintakokeiden tuloksiin. Avoimen ammattikorkeakoulun asiakaspalvelu tapahtuu organisaatiosähköpostin ja puhelimen kautta.

Opiskelijavalintojen tiimin jäseniä on mukana valtakunnallisissa yhteishakujen sekä Opintopolku.fi -palvelun kehittämisryhmissä. Tiimi koordinoi ammattikorkeakoulun paikallisen suunnittelun ja määrittelee käytäntöjä – esimerkiksi järjestää opetuksen vastuuhenkilöille työpajoja hakukohteiden, aloituspaikkojen ja valintatapojen määrittämiseksi. Opiskelijavalintojen kenttä sisältää kolmen vuosittaisen yhteishaun lisäksi erillishakuja, siirtohakuja ja avoimen ammattikorkeakoulun polkuopiskelijahaun. Työn haasteena on käsiteltävän tietoaineksen laajuus, tietojen muutokset sekä tarve päivittää muuttuneet tiedot moniin paikkoihin.

 

Ryhmätiloissa työ keskeytyy usein

Pohdimme työn keskeytyksiä opiskelijavalintojen suunnittelijan ja kahden opintoneuvojan kanssa. Keskeytysten kielteisenä seurauksena mainittiin se, että meneillään ollut tehtävä saattaa jäädä viimeistelemättä. Opiskelijavalintojen suunnittelijan mukaan ryhmähuoneessa keskeytykset ovat jatkuvia:

“Siis muut kysyy tai itse kysyy. Siis se voi lähtee itsestäkin se keskeytys tietty. Ja sähköpostii tulee paljon ja chat piippaa ja, Yammer piippaa ja Teams piippaa. Ja sit tulee joku toinen ihminen huoneeseen jollekin muulle jotain ehkä juttelemaan, mut et kyl siin kaikessa se oma ajatus aina keskeytyy.”

Opintoneuvojien kokemuksen mukaan ryhmähuoneessa pystyy harvoin tekemän työtä loppuun ilman, ettei mitään muuta tulisi väliin. Ruuhka-aikana osa työntekijöistä käyttää kuulokkeita sulkeakseen ulkopuolisen puheen. Joillain opintoneuvojilla aiemmin käytössä ollut oma työhuone nähtiin keskittymisen kannalta nykyistä ryhmähuonetta paremmaksi.

Turun ammattikorkeakoulun ja Turun yliopiston tutkijaryhmän tuore tutkimus (Radun, Hongisto, Maula, Rajala, Al-Ramahi ja Scheinin 2019; Paananen 2019) tarkentaa kuvaa avokonttoreiden kielteisistä puolista. Tutkimuksen mukaan melu ja yksityisyyden puute ovat kaksi eniten työntekijöitä häiritsevää seikkaa avotoimistoissa. Tutkimuksessa osalle koehenkilöistä soitettiin radion keskusteluohjelmaa. Näin tuotettu puhemelu todettiin häiritseväksi ja työkuormitusta lisääväksi. Lisäksi koehenkilöiden stressihormonitasojen havaittiin kohonneen.

Tarpeettomalla puheäänellä havaittiin olevan hyvin merkittävä kielteinen vaikutus työtehokkuuteen työmuistia vaativissa tehtävissä. Kuullessaan mitä tahansa puhetta ihminen alkaa tulkita puheen sanojen sisältöä. Jos hän samanaikaisesti käsittelee työssään numeroita tai sanoja, aivoissa syntyy konflikti.

Keskeytys voi tuoda ratkaisun tehtävään, jota on tekemässä.

Haastatellut opiskelijapalveluiden työntekijät eivät kuitenkaan pitäneet keskeytyksiä pelkästään kielteisinä seikkoina. Osa keskeytyksistä on työasioiden ulkopuolista tiimin yhteistä sosiaalista aikaa, joka auttaa jaksamaan työssä. Keskeytys voi tuoda ratkaisun tehtävään, jota on tekemässä. Ryhmähuoneen suurena etuna nähtiin tiedon jakaminen – aiempaan verrattuna puhuttiin tiedon tulvasta:

” Ennen kun oltiin levällään ympäri kaupunkia nii, nyt ku se tiedon tulva on enemmän, ku me ollaan siinä samassa ni me helpommin jaetaan sitä.”

Keskeytyksen kokemusta sävyttää se, miten hyvin työntekijät tulevat keskenään toimeen. Mukavan työkaverin aiheuttamaa keskeytyminen ei välttämättä harmita lainkaan. Ylipäätään ryhmätyötiloissa tapahtuvaa työn keskeytymistä ei nähty nykytilanteessa merkittävänä uhkana työn tehokkuudelle eikä työhyvinvoinnille. Etätyöskentelyn mahdollisuus nähtiin kuitenkin ensiarvoisen tärkeäksi vastapainoksi ryhmähuoneessa työskentelylle.

 

Opettajat kokevat työn pirstaleisuuden vaikeimmin hallittavana

Turun ammattikorkeakoulun sosiaali- ja kasvatusalan osaamisalueella työskentelee 25 ihmistä, joista valtaosa on opetushenkilökuntaa. Opetushenkilöstön työnkuva koostuu opetuksen lisäksi TKI-projekteista ja osalla opettajista myös liiketoiminnasta. Osaamisalueen opiskelijamäärä on yli 500. Erillisiä sisäänottoryhmiä on vuodessa viisi. Päivätoteutuksen aloitamme Turussa keväisin ja syksyisin, monimuotototeutus alkaa keväisin Turussa ja syksyisin Salossa. Lisäksi uusi verkkototeutus käynnistyy joka syksy.

Työnkuvan monipuolisuus, suuri opiskelijamäärä ja erilaisten toteutusten runsaus on johtanut raskaan työkuorman lisäksi työn pirstaloitumiseen. Hurjimmillaan sosiaali- ja kasvatusalan opettajan lukukausi voi koostua monen TKI-hankkeen toteutukseen osallistumisesta, uuden TKI-hankkeen valmistelusta sekä suuresta määrästä toteutettavia opintojaksoja. Eräs opettajistamme mainitsi, että syksyllä 2019 hän on mukana 17 opintojakson toteutuksessa.

Työn tämän kaltainen pirstaloituminen johtaa auttamatta keskeytyksiin. Yhteen työtehtävään ei voi keskittyä pitkäkestoisesti, sillä useimmiten jokainen työpäivä vaatii monien erilaisten työkokonaisuuksien hoitamista. Konkreettiset keskeytykset syntyvät niin tiukasta kalenterista, sähköpostitulvasta kuin työhuoneen ovelle ilmestyvästä kollegasta tai opiskelijasta.

Sähköpostitulvan hallintaan henkilöstö kokee löytävänsä itsenäisesti helpottavia keinoja.

Kollegan piipahtaminen omassa työhuoneessa koetaan useimmiten positiiviseksi keskeytykseksi.  Sähköpostitulvan hallintaan henkilöstö kokee löytävänsä itsenäisesti helpottavia keinoja. Osa on säätänyt sähköpostien saapumisilmoitukset pois päältä, kun taas toiset lukevat sähköpostejaan vain tietyssä kohtaa työpäivää.

Vaikeimmin hallittavaksi opettajat kokevat työn pirstaleisuudesta johtuvat keskeytykset. Asiasta toiseen on välillä pakko hypätä kiireen takia, vaikka alkuperäisen työtehtävän työstämiseen olisi parhaillaan ”hyvä flow” päällä. Opetustilassa istuvat opiskelijat tai juuri alkava Skype-kokous ei odota, vaikka kuinka haluaisi hoitaa meneillään olevan työtehtävän loppuun.

Työn pirstaleisuuden opettajat kokevat olevan kaikkiin muihin keskeytyksen syihin verrattuna vähiten omissa käsissään. Opettajien kokemus on, että jos työnjaossa omalle kohdalle on kasautunut valtava määrä yksittäisiä hoidettavia kokonaisuuksia, ei niiden aiheuttamille keskeytyksille ole yksilötasolla paljon tehtävissä.

 

Etätyöskentelyn pelätään heikentävän yhteisöllisyyttä

Opettajien työehtosopimus mahdollistaa joustavan etätyöskentelyn, joten tarkinta keskittymistä vaativat työtehtävät opettajat hoitavat monesti kotoa käsin. Kampuksella oleville hiljaisen työn tiloille ei ainakaan toistaiseksi ole ollut sosiaali- ja kasvatusalan henkilöstön keskuudessa suurta tarvetta.

Sosiaali- ja kasvatusalan osaamisalueen henkilöstö siirtyy yhteiskäyttöisiin työtiloihin vuoden 2019 lopussa. Muutos on tuonut esiin huolen työtä häiritsevien keskeytysten lisääntymisestä. Osa on esittänyt toiveen vastamelukuulokkeiden saamisesta, kun taas toiset ovat ilmoittaneet tekevänsä kaiken fyysistä läsnäoloa vaatimattoman työn jatkossa kotioloissa. Työyhteisötasolla tällaiset henkilökohtaiset ratkaisut saattavat johtaa kollegoiden kasvokkaisen kohtaamisen merkittävään vähenemiseen. Tämä saattaa pahimmillaan olla uhka työyhteisön yhteishengelle, sillä moni henkilöstöstämme kokee, että työkavereiden kasvokkainen kohtaaminen on edellytys aidolle yhteisöllisyydelle.

 

Mitä voit itse tehdä keskittymiskykysi parantamiseksi?

Vaikka työpäivä vaikuttaisi pelkältä asiasta toiseen hyppimiseltä ja jatkuvilta keskeytyksiltä, peli ei ole menetetty. Aivotutkijat Huotilainen ja Moisala (2018) tarjoavat työntekijän avuksi työpäivien jaksottamisen mallia, jossa vuorokausi pilkotaan neljän tunnin jaksoihin. Jokaisella jaksolla on oma tavoitteensa ja tehtävänsä, eikä päivä ole enää pelkkää asiasta toiseen säntäilyä.

Työpäivä kannattaa aloittaa neljän tunnin virtausjaksolla, jonka työntekijä pyhittää keskittymistä ja luovuutta vaativien tärkeiden työtehtävien suorittamiseen. Virtausjakson ajaksi älylaitteet tulisi sulkea, jotta keskittyminen ei vaarannu. Lounaan jälkeen alkaa neljän tunnin silppujakso, jolloin on tarkoitus hoitaa ne kaikki juoksevat asiat, jotka työhön liittyvät. Sähköpostit, puhelut ja to do-listalle kertyneet asiat hoidetaan silppujakson aikana. Päivän muut nelituntiset jaksot pyhitetään sosiaaliselle vuorovaikutukselle, rauhoittumiselle, unelle ja uuteen päivään avautumiselle.

 

Elämäntapavalinnat vaikuttavat keskittymiskykyyn

Huotilaisen ja Moisalan mukaan (2018) pelkät muutokset työpaikalla tai työrutiineissa eivät riitä keskittymiskyvyn palauttamiseksi. Elämäntavat tulee käydä läpi kokonaisuutena. Ensimmäinen tarkastuksen kohde on uni. Jos unen määrä tai laatu jää vähäiseksi, keskittymiskyky kärsii ja mieliala laskee.  Omahoitona unen määrän ja laadun parantamisessa voi hyödyntää esimerkiksi iltojen rauhoittamista, valaistusolosuhteisen säätelyä sekä älylaitteiden sulkemista vähintään tuntia ennen nukahtamista. Somesyöte ja hauskat videot vaikeuttavat nukahtamista, sillä ne aktivoivat mieltä ja keskushermostoa (Hallamaa 2019).

Toiseksi kannattaa huomio kiinnittää ruokailuun. Hyvä aamupala, monipuolinen muttei liian raskas lounas ja tarvittaessa terveelliset välipalat työpäivän aikana pitävät aivot virkeinä ja tukevat keskittymistä.

Ihmisen henkinen aktiivisuus ja vireys ovat läheisessä yhteydessä fyysiseen aktiivisuuteen.

Kun uni ja ruokapuoli on saatu kuntoon, työntekijän on aika pohtia liikuntaa. Mielenterveyden ja aivojen kognitiivisten taitojen kannalta on olennaista, että keho pääsee välillä työskentelemään. Koko päivä ei saa olla pelkkää istumista, sillä liikunta edistää aivojen palautumista ja toimintaa.

Aivotutkijoiden (Huotilainen & Saarikivi 2018) mukaan ihmisen henkinen aktiivisuus ja vireys ovat läheisessä yhteydessä fyysiseen aktiivisuuteen. Pienikin fyysinen aktiivisuus saa aivoissa aikaan käskyn kohottaa henkistä vireystilaa. Lyhyt kävelylenkki tai muutaman kerroksen portaiden nousu voi jo palauttaa keskittymiskyvyn ja auttaa tehokkaaseen työntekoon.

Liikuntaa saa järjestettyä työpäiviin pienten valintojen kautta. Seisomapöydät ovat käytössä jo useilla työpaikoilla, ja kävelykokoukset ovat alkaneet yleistyä. Itse voi tehdä päätöksen käyttää aina portaita työpaikalla tai hakea tulosteet seuraavan kerroksen printteristä.

 

Tuleeko puhelin mukaan vessaan?

Huotilainen ja Moisala (2018) haastavat meidät pohtimaan, olisiko somepaasto tai puhelinlakko mahdollinen keskeytysten vähentämiseksi ja keskittymiskyvyn parantamiseksi. Haasteen matalimmalla kynnyksellä voisi olla puhelimen pitäminen lentotilassa tunnin ajan joka ilta tai päätös siitä, että ei ota puhelinta mukaan vessaan.

Jos nämä sujuvat jo ongelmitta, voi seuraavalla askeleella edetä esimerkiksi viikonlopun tai koko lomareissun mittaiseen sometaukoon. Puhelimen selaamisesta vapautuvalle ajalle löytyy todennäköisesti helposti muuta mukavaa tekemistä, joka on suurella todennäköisyydellä aivoystävällisempää ja keskittymiskykyämme tukevampaa kuin kännykän kanssa puuhastelu.

 

Miten esimies voi puuttua keskeytyksiin ja luoda edellytyksiä työn imun kokemuksille?

Opetushenkilökunnan esimiehellä on keskeinen rooli opettajien työnjaossa, ja sen kautta mahdollisuus vaikuttaa myös keskeytysten vähentämiseen. Suurempien työkokonaisuuksien keskittäminen yhdelle työntekijälle pienen silpun sijaa takaa sen, että työntekijän ei tarvitse käyttää koko päiväänsä työtehtävästä toiseen hyppimiseen.

Opiskelijapalveluissa esimies voi kannustaa ja osallistua työprosessien virtaviivaistamiseen ja selkeyttämiseen. Toimintatapojen ohjeistukset ja aikataulut hyvin viestittyinä ja ymmärrettyinä lähtökohtaisesti vähentävät tarvetta lisäkysymyksiin ja laajaksi paisuvaan viestittelyyn sähköpostilla. Tärkeä kehityskohde on koulutuksen tarjontatietojen muutosten tiukempi hallinta sekä aikataulujen noudattaminen. Opintojaksojen toteutussuunnitelmien julkaiseminen aikataulussa on avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijoiden kannalta avainkysymys.

Haastatellut opiskelijapalveluiden työntekijät eivät pitäneet ryhmätiloissa tapahtuvaa työn keskeytymistä merkittävänä uhkana työn tehokkuudelle tai työhyvinvoinnille. Ilmeisesti työn keskeytyksiin ryhmähuoneissa on osittain jo totuttu, vaikka toisaalta etätyöpäivät nähtiin tarpeellisena vastapainona.

Opiskelijapalveluissa esimies voi kannustaa tiimejä suunnittelemaan työviikkoja ennakoiden siten, että sekä yksilö- että yhteisölliselle työskentelylle varataan aikaa työviikon aikana. Etätyö siirtää työntekijöiden välistä kommunikaatiota sähköpostiin, Skypen chattiin tai puheluihin tai matkapuhelimeen. Etätyössä työntekijän pitää olla tavoitettavissa, joten etätyö ei tarkoita välttämättä keskeytymätöntä työskentelyä. Työkavereiden tai työyhteisön muiden jäsenten ja asiakkaiden pyynnöt tavoittavat etätyötä tekevän.

Työskentely-ympäristöt on pyrittävä luomaan niin, että työntekijät eivät aiheuta toisilleen ei-toivottuja keskeytyksiä. Varsinkin yhteiskäyttötiloissa esimies voi kannustaa työyhteisöä sopimaan yhteisistä pelisäännöistä. Esimerkiksi työntekijä voi ilmaista Skypen liikennevaloilla tai laittamalla kuulokkeet päähän olevansa älä häiritse -tilassa. Esimies voi kannustaa työyhteisön jäseniä hyödyntämään hiljaisen työskentelyn tiloja.

Työhön uppoutuminen tapahtuu yksilötyöskentelyssä, joten yksilötyöskentelyyn tulee varata aikaa.

Esimiehen kannattaa pyrkiä luomaan edellytyksiä työn imun kokemukselle työyhteisössä. Työn imu on työhön liittyvä myönteinen tunne- ja motivaatiotila, jota kuvaavat työntekijän kokemukset tarmokkuudesta, omistautumisesta ja työhön uppoutumisesta.  Työhön uppoutumiseen kuuluu syvä ja nautinnollinen keskittymisen tila, jossa aika tuntuu kuluvan nopeasti ja josta voi olla vaikea irrottautua. Työhön uppoutuminen tapahtuu yksilötyöskentelyssä, joten yksilötyöskentelyyn tulee varata aikaa.

Huotilaisen ja Moisalan (2018) työn jaksotuksen mallissa aikavaraus näkyy aamun virtausjaksona. Harkinnan arvioinen asia on, kannattaako kokouksia tai palavereja sijoittaa aamun virtausjaksolle vai lounaan jälkeiselle silppujaksolle? Aamukokousten välttäminen voisi vapauttaa useimmille tehokkainta työaikaa virtausjaksolle.

 

Linkkivinkki:

Ylen artikkeli Valtteri Hongiston tutkimusryhmän puhemelun häiritsevyyttä koskevasta tutkimuksesta