17.12.2020

Koronatartunta voi aiheuttaa yritykselle tilanteen, jossa vaaditaan kriisiviestintää. Viestintä on olennainen osa kriisin hoitoa ja ratkaisemista.

Jos yrityksessä on viestinnästä ja turvallisuudesta vastaavaa henkilökuntaa, yhteistyö johdon ja asiantuntijoiden välillä on kriisitilanteessa ratkaisevan tärkeää.

Jos yrityksessäsi ei ole näitä asiantuntijoita omasta takaa, johdon on sitäkin tärkeämpää olla varautunut erilaisiin tilanteisiin. Kriittisimmissä tilanteissa käytä ulkopuolista asiantuntija-apua.

Tässä korona-ajan viestinnän tärkeimpiä asioita huomioitavaksi.

1. Tärkein viestintä tapahtuu ennen tartuntaa
   Ohjeista henkilöstöä tartuntojen leviämisen ehkäisemiseksi. Selvitä ja kerro, mitkä ovat kuntasi ja yrityksesi toimintatavat varmistetussa tartuntatapauksessa, ja mistä henkilöstö löytää reaaliaikaista tietoa yrityksen tilanteesta. Muistuta päivittämään sijaisia varten sekä ohjeet normaalin toiminnan jatkamiseksi että toimintaan poikkeustilanteessa.
2. Huomioi tietosuoja viestinnässä
   Tieto työntekijän koronavirustartunnasta on terveystieto, jota on suojeltava erityisen tarkasti. Työnantaja ei saa lähtökohtaisesti nimetä kyseistä työntekijää esimerkiksi henkilöstölle ja asiakkaille. Ne, joilla on oikeus käsitellä terveystietoja, ovat vaitiolovelvollisia. Käytännössä esimerkiksi pienemmissä yrityksissä voi olla mahdollista päätellä, kuka tartunnan on saanut. Kunnioita silti toisten tietosuojaa ja viesti asiasta vain yleisellä tasolla.
3. Tee yhteistyötä viranomaisten kanssa
   Aloita yrityksen oma viestintä vasta, kun olet keskustellut tartuntatautivalvonnan kanssa. Tartuntatautien valvonta on ensin yhteydessä kaikkiin altistuneisiin, niin työntekijöihin kuin asiakkaihinkin, sekä ottaa yhteyttä yrityksen vastuuhenkilöön ja antaa toimintaohjeet. Valmistele viestintä yhteistyössä viranomaisten kanssa.
4. Ole läsnä ja viesti kohderyhmän mukaan
   Pidä kaikki tahot ajan tasalla. Viesti henkilöstölle sovitun kanavan kautta (sähköposti, intranet, tekstiviestit). Käytä asiakasviestinnässä toimialan omia käytäntöjä. Ole läsnä sekä sosiaalisessa että perinteisessä mediassa. Jos yrityksesi ei viesti mitään, media kysyy asiakkailta ja henkilöstöltä, ja somessa aletaan helposti syyttää yritystä salailusta. Muista tarvittavat kieliversiot. Jos tilanteella on merkittäviä vaikutuksia toimintaan, media voi kiinnostua asiasta. Ole ajoissa yhteydessä mediaan.
5. Viesti näistä
   Luo viestinnällä turvallisuutta, älä lietso pelkoa. Kerro, miten tilanne vaikuttaa toimituksiin ja palveluihin sekä miten yrityksesi oli varautunut tilanteeseen. Viesti yleisellä tasolla menemättä henkilötietoihin. Jos jotain uutta tietoa ilmenee, sovi tartuntatautivalvonnan kanssa, miten asiasta kerrotaan.

 

Artikkeli on julkaistu alun perin 15.12.2020 Varsinais-Suomen Yrittäjä -lehden verkkosivuilla.