Esihenkilön hyvät vuorovaikutustaidot mahdollistavat onnistuneen johtamisviestinnän

Työyhteisössä kiinnitetään yhä enemmän huomiota viestintätaitoihin ja erityisesti   johtamisviestintä korostuu. Esihenkilön vahvat viestintä- ja vuorovaikutustaidot ovat   edellytys hyvälle johtamiselle. Onnistunut johtamisviestintä on viestin kohdistamista,   viestintätyylin valintaa, avoimuutta ja vuorovaikutteista palautetta.

Hyvän esihenkilön ajankäytöstä valtaosa on viestintää henkilöstön ja sidosryhmien kanssa. Erityisesti asiantuntija- ja tietoperusteisen työn johtamisessa tarvitaan vuorovaikutukseen ja kestävään yhteistyöhön perustuvaa viestintää. Paraskaan johtaja ei saa nykymaailmassa yksin juuri mitään aikaan. Olennaista on tunnistaa ihmisten välisen vuorovaikutuksen haastavuus sekä ihmisten erilaiset tavat käsitellä informaatiota.

Esihenkilöiden arkinen viestintä on vuorovaikutusta, tiedon vaihdantaa ja palautteen antamista. Heiltä odotetaan kykyä tulkita monimutkaisia asioita ymmärrettävään muotoon. Riittämättömät johtamisviestintätaidot johtavat lopulta siihen, että esihenkilö joutuu tekemään itse sen, mitä ei saa muita tekemään. Vuorovaikutustaidot ovat onneksi taitoja, joita voi kehittää. Puhe- ja kirjoitustaitojen lisäksi vuorovaikutus edellyttää etenkin taitoa kuunnella.

Päivittäisviestintä painottuu suulliseen ja kirjalliseen viestintään

Esihenkilö viestii päivittäin eri viestintäkanavia hyödyntäen ja pääpaino kohdistuu suulliseen sekä kirjalliseen viestintään. Huomionarvoista onkin löytää tasapaino suullisen ja kirjallisen viestinnän väliltä, koska viestinnän tyylillä on merkitystä työyhteisön kommunikoinnin osalta. Toimivassa päivittäisviestinnässä tiedonvaihto tapahtuu selkeästi ja kommunikointi on yhteneväistä.

kuva: Pexels

Esihenkilö joutuukin koko ajan miettimään, miten jakaa suullisen ja kirjallisen viestinnän määrää työyhteisössä. Esimerkiksi sähköpostiviesti toimii tehokkaana viestintäkanavana varsinkin silloin, kun jostakin asiaat halutaan tiedottaa. Riskinä ovat viestin tavoitettavuus ja väärinymmärryksen mahdollisuus. Suullisen viestinnän avulla tavoitettavuus säilyy vahvempana silloin, kun viestintä halutaan kohdentaa tietylle kohderyhmälle. Päivittäisviestinnässä viestintätyylien ja käyttötapojen tunnistaminen ovat tärkeitä osa-alueita, kun arvioidaan johtamisviestinnän onnistumista.

Helsingin kaupungin Roihuvuoren seniorikeskuksen vastaava ohjaaja Veera Sillanpää nimeää nykypäivän johtamisviestinnän haasteiksi useat digitaalisen viestinnän kanavat. Haastavaa on myös kirjallisen viestinnän ymmärtäminen väärin, mahdolliset tulkinnanvaraisuudet ja informaation paljous.

.

Avoin ja luottamuksellinen viestintäkulttuuri tukee sitoutuneisuutta yhteisöön

Organisaation tavoitteiden ja strategian ymmärtäminen motivoi tekijöitä. Luottamus tulevaisuuteen rakentuu tavasta, jolla  johto luo avointa ja vuorovaikutukseen perustuvaa viestintäkulttuuria.

– Itse pidän kaikista antoisimpana kasvokkain tapahtuvaa viestintää, joka antaa mahdollisuuden suoraan kysyä, tarkentaa ja fokusoida asiaa, josta keskustellaan. Lisäksi olisi todella tärkeää jokaisessa viestinnän keinossa muistaa innostava, tsemppaava ja kannustava tapa. Itse pyrin aina kiittämään ja tuomaan näkyväksi sen, että aidosti arvostan tiimiläisten aikaa ja työpanosta, Sillanpää kertoo.

Johtajalta edellytetään selkeää viestintää ja vuorovaikutusosaamista

Esihenkilöt kokevat, että johtamisviestinnässä on tarpeen kehittää omaa osaamista työn haasteellisissa tehtävissä ja ongelmatilanteissa. Esihenkilöt arvostavat epämuodollista, osallistavaa ja luotettavaa johtamisviestintää. Se ei aina ole mahdollista, koska he kokevat johtamisviestintään kohdistuvan monenlaisia odotuksia. Toimintaympäristö on usein dynaaminen ja organisaation rakenne matriisimainen. Lisäksi vuorovaikutustaidot tuntuvat jäävän usein merkityksellisempien asioiden varjoon. Vuorovaikutustaitojen kehittäminen avaakin erinomaisia tilaisuuksia niille esihenkilöille, jotka ovat tunnistaneet aiheen kriittisen merkityksen ihmisten johtamistyössä.

kuva: Pexels

Sillanpään mielestä on tärkeää, että johtamisviestintä on mahdollisimman selkeää, havainnollistavaa ja innostavaa. Sillanpää mainitsee myös, että viestinnässä tulee olla selkeä tavoite, tapahtui se sitten kasvotusten tai digitaalisesti.  Selkeyttä viestintään Sillanpään mukaan tuo tieto siitä, tarvitseeko esihenkilö viestiin vastausta ja millä aikataululla. Myös viestin kohdentaminen niille, joita viesti todella koskettaa, on tärkeää.

Toimiva palautekulttuuri vahvistaa työyhteisöä

Palautteen antamisella ja vastaanottamisella on merkittävä rooli johtamisviestinnässä. Palauteprosessi liittyy työyhteisön tapaan orientoitua ja tehdä työtä. Palauteprosessi pitäisi nähdä työyhteisössä mahdollisuutena kehittymiseen. Esihenkilönä on kuitenkin pohdittava tarkasti, minkälaiset palautepelisäännöt työyhteisöön luodaan, koska vaikutukset voivat olla positiivisia tai negatiivisia.

Toimiva palautekulttuuri lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä, motivaatiota ja sitoutumista työyhteisöön. Ihmisille on tärkeää onnistua työssään. Toimivan palautekulttuurin avulla voidaan vahvistaa yksilön vastuullisuuden tunnetta työyhteisössä.

Palautteen laadulla on merkitystä työyhteisössä

Ohjeiden, neuvojen, määräysten tai käskyjen antamiset eivät kuulu palautteen antamisen prosessiin vaan ne lukeutuvat johtamiseen tai muuhun ohjaamista vaativiin tilanteisiin. Työyhteisössä johtavassa asemassa olevien henkilöiden kommunikointitaidot antavat kasvot työyhteisön viestinnälle. Tämän vuoksi onkin tärkeää pyrkiä ylläpitämään avointa, luottamusta herättävää ja kunnioittavaa viestintäkulttuuria.

– Pidän todella tärkeänä sitä, että tiimiläiset tulisivat suoraan juttelemaan ja keskustelemaan asioista. Monesti asia selviää nopeammin, kun sen hoitaa kasvokkain eikä lähettämällä sähköpostin, Sillanpää toteaa.

Palautteen antamisessa ei pidä pidättäytyä, mutta on huomioitava, että palautteen antaminen ei saa olla perusteetonta. Pelkästään positiivisen palautteen antaminen työyhteisössä syö pohjaa uskottavuudelta ja siksi kehittävää palautettakin on pystyttävä antamaan. Työyhteisössä palautekulttuuri toimii silloin kaikista parhaiten, kun vuorovaikutus toimii molempiin suuntiin tasavertaisesti.

Lähteet

Ahonen R. & Lohtaja-Ahonen, S. 2011. Palaute kuuluu kaikille. Helsinki: Management Institute of Finland.  Viitattu 18.10.2021. https://www.ellibslibrary.com/fi/book/978-952-5928-18-1.

Juholin, E. 2009. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Viides, uudistettu painos. Helsinki: Infor.

Kaipainen, A., Kaipainen E. & Suominen, S. 2018. Sitoutunut henkilöstö auttaa yritystä menestymään. LAMK Pro. Viitattu 18.10.2021. http://www.lamkpub.fi/2018/12/12/sitoutunut-henkilosto-auttaa-yritysta-menestymaan/

Lohtaja-Ahonen, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2012. Tehoa työelämän viestintään. Toinen, uudistettu painos. Helsinki: Sanoma Pro.

Rouhiainen-Neunhäuserer, M. 2019. Johtajan vuorovaikutusosaaminen ja sen kehittäminen. Johtamisen viestintähaasteet tietoperustaisessa organisaatiossa. Väitöskirja. Jyväskylän yliopisto. Viitattu 18.10.2021. https://jyx.jyu.fi/bitstream/handle/123456789/22478/9789513937591.pdf?sequence=1&isAllowed=y.

Sariola, V. 2012. Sisäisen viestinnän häiriöt ja niiden vaikutukset työyhteisöön – Case Tivoli Sariola. Pro gradu -tutkielma. Johtamisen ja kansainvälisen liiketoiminnan laitos. Helsinki: Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu.  Viitattu 26.9.2021. http://epub.lib.aalto.fi/fi/ethesis/pdf/12826/hse_ethesis_12826.pdf.

Työturvallisuuskeskus TTK. 2016. Työyhteisöviestinnällä hyvinvointia. 2. uudistettu painos 2016. Viitattu 18.10.2021. https://ttk.fi/files/5128/TTK_Tyoyhteisoviestinnalla_hyvinvointia_2016.pdf.