26.08.2020

Turun ammattikorkeakoulun kehittämishankkeessa tarkasteltiin IMS-ohjelmiston käyttöönottoa Nuorten Ystävät Palvelut Oy:ssä. Työssä selvitettiin, miten järjestelmän käyttöönotto eteni, mitkä tekijät siihen vaikuttivat ja millaisia asioita uuden tietojärjestelmän käyttöönotossa tulisi ottaa huomioon. Käyttöönoton tueksi laadittiin lisäksi verkkokoulutusmateriaali IMS-ohjelmiston käytöstä.

Sosiaali- ja terveysalalla käytetään lukuisia erilaisia tietojärjestelmiä, joiden koetaan helpottavan ja nopeuttavan työtä, lisäävän työ- ja asiakastyytyväisyyttä sekä parantavan hoidon laatua. Tietojärjestelmät ovatkin parhaimmillaan silloin, kun ne tukevat ja helpottavat päivittäistä työtä ja soveltuvat käyttöympäristöönsä.

Käyttöönottoon liittyy monia tekijöitä, joiden huomioiminen edesauttaa tietojärjestelemän onnistunutta jalkauttamista organisaation päivittäiseen työhön.

 

Tietojärjestelmän käyttöönotossa huolehdittava muutosjohtamisesta

Kehittämishankkeen tulos oli samansuuntainen kuin Maija Vallan tutkimustulokset tietojärjestelmien sosioteknisestä käyttöönotosta. Hän tarkisteli väitöstutkimuksessaan sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönottoa ihmisen, organisaation, tekniikan ja toiminnan näkökulmasta.

Onnistuneen käyttöönoton selittäviksi tekijöiksi nousivat erityisesti ihmiseen ja organisaatioon liittyvät tekijät.

Vallan mukaan onnistuneen käyttöönoton selittäviksi tekijöiksi nousivat erityisesti ihmiseen ja organisaatioon liittyvät tekijät, kuten oppimisen ja osaamisen tukeminen sekä muutosjohtajuus, eivät niinkään teknologiaan liittyvät tekijät. Tutkimusaineistosta löytyivät kaikki käyttöönottoon vaikuttavat sosioteknisen teorian mukaiset pääkategoriat.

Kehittämishankkeen kohdeorganisaatiossa suurin osa IMS-ohjelmiston käyttöönottoon vaikuttaneista tekijöistä liittyivät ihmiseen, hänen osaamiseensa, kokemuksiinsa tai tunteisiinsa sekä organisaatioon ja sen toimintaan liittyviin tekijöihin, kuten organisaatiossa käynnissä oleviin muutoksiin, johtamiseen tai projektinhallintaan.

Tietojärjestelmän käyttöönotolla voidaan saavuttaa myönteisiä muutoksia työhön, mikäli muutosjohtamisesta huolehditaan koko käyttöönottoprosessin ajan.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönotolla voidaan saavuttaa myönteisiä muutoksia työhön, mikäli kaikkien sosioteknisen teorian pääulottuvuuksien (ihminen, organisaatio, teknologia, toiminta) muutosjohtamisesta huolehditaan koko käyttöönottoprosessin ajan. Myönteiset muutokset työssä eivät ole kuitenkaan välittömiä, vaan ne vievät aikaa.

 

Tietojärjestelmän käyttöönotto on osa laajempaa kokonaisuutta

Tietojärjestelmää käyttöönotettaessa on olennaista miettiä, millaiseen kokonaisuuteen yksittäinen tietojärjestelmä liittyy. Tietojärjestelmän käyttöönotossa on kyse paljon laajemmasta kokonaisuudesta kuin yksittäisen tietojärjestelmän teknisestä opettelusta. Tämän kehittämisprojektin kohdeorganisaatiossa moni työntekijä joutui opettelemaan täysin uuden ajattelumallin, konkreettisen ohjelmiston opettelun lisäksi.

Tietojärjestelmän käyttöönotto tapahtuu usein projektimuotoisena prosessina, joka alkaa nykytilan kartoituksella ja käyttöönoton suunnittelu- ja valmistelutyöllä. Lähtötilanteen selvittäminen, kuvaaminen ja mittaaminen ovat keskeinen osa muutokseen valmistautumista ja samalla kirkastetaan se, miksi muutos on välttämätön.

On tärkeää, että ennen käyttöönottoa kysymykseen miksi olisi jo vastattu ja itse käyttöönotto vastaa kysymyksiin mitä ja miten.

Kuten eräs haastateltava osuvasti totesikin, olisi tärkeää, että ennen käyttöönottoa kysymykseen miksi olisi jo vastattu ja itse käyttöönotto vastaa kysymyksiin mitä ja miten. Onnistuneessa tietojärjestelmien käyttöönotossa ohjelmiston tulisi sopia käyttöympäristöön ja käyttöympäristön olla valmis ottamaan ohjelmisto vastaan.

 

Käyttöönotto tuo mukanaan kuormitustekijöitä, jotka tulee huomioida suunnitteluvaiheessa

Työntekijöiden kuormitusta lisäsivät erityisesti käyttöönoton tuoma lisätyö (prosessipiirtämisen opettelu ja prosessien kuvaus), koettu ajanpuute sekä päällekkäiset ohjelmistohankkeet. Ohjelmistohankkeiden aikataulutus ja kokonaisuus onkin hyvä arvioida tarkasti niin hyötyjen kuin riskienkin näkökulmasta ja miettiä hankkeiden vaikutusta organisaation työntekijöiden arkeen ja työkuormaan.

Käyttöönottoon liittyviä riskejä voidaan ennaltaehkäistä huolellisella suunnittelulla, pohjatyöllä ja resursoinnilla.

Työntekijät ovat yleisesti halukkaita kehittämään omaa työtään, kun siihen tarjotaan mahdollisuus. Jos kehittämistyöhön varataan riittävästi aikaa ja resursoidaan työ niin, että siihen on myös arjessa todella mahdollisuus, työntekijät saadaan todennäköisemmin innostumaan yhteisestä työskentelystä ja oman työn kuvaamisesta.

Tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyy monenlaisia riskejä. Kalliiden kustannusten lisäksi järjestelmissä ilmenevät virheet tai puutteet voivat vaikuttaa epäsuotuisasti sekä asiakkaisiin että työntekijöihin. Monia näistä riskeistä voidaan ennaltaehkäistä huolellisella tietojärjestelmien käyttöönoton suunnittelulla ja valmistelulla, käyttöönoton vaatiman pohjatyön aloittamisella hyvissä ajoin sekä käyttöönoton vaatiman ajan ja työvoiman realistisella arvioinnilla.

 

Tutustu Master Schoolin terveysteknologia-koulutukseen.

Lue myös Emily Laakson koko opinnäytetyö: IMS ohjelmiston käyttöönotto Nuorten Ystävät Palvelut Oy:ssä – tutkimus ja verkkokoulutusmateriaali IMS ohjelmiston käyttöönoton tueksi. 

 

Kuva: Scott Graham Unplash

Lähde

Valta, M. 2013. Sähköisen potilastietojärjestelmän sosiotekninen käyttöönotto. Seitsemän vuoden seurantatutkimus odotuksista omaksumiseen. Väitöskirja Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta. Kuopio: Itä-Suomen yliopisto. Viitattu 4.6.2020. http://epublications.uef.fi/pub/urn_isbn_978-952-61-1217-6/urn_isbn_978-952-61-1217-6.pdf