12.12.2022

Projekteja on toteutettu läpi historian, mutta onko etätyöskentelyn yleistyminen vaikuttanut niiden toteutukseen tai tulokseen? Entä minkälaisia vaikutuksia etätyöskentely on projektille aiheuttanut? Tätä asiaa lähtivät Turun ammattikorkeakoulun opiskelijat tutkimaan opinnäytetyössään.

Etätyöskentelyn räjähdysmäinen kasvu

Digitalisaation myötä sekä erityisesti koronapandemian levitessä ympäri maailmaa, etätyö yleistyi entisestään. Moni yritys siirtyi väliaikaisesti työskentelemään vain etäyhteyksien välityksellä, riippumatta sen toiminnallisuudesta. Moni projekti vaatii toimiakseen sujuvaa kommunikaatiota sekä yhteistyötä, jonka vuoksi virtuaalinen kanssakäyminen voi mahdollisesti vaikeuttaa niitä.

Sisäiseen viestintään ja kommunikaatioon on tärkeä kiinnittää huomiota etätyössä entistä enemmän.

Opinnäytetyön tutkimuksessa vastaajia pyydettiin arvioimaan etätyöskentelyn määrää ennen koronapandemian poikkeustilannetta ja poikkeustilanteen aikana. Vastausten perusteella viikoittainen etätyöskentely oli kasvanut 43 prosentista jopa 76 prosenttiin.

Etätyöskentelyn vaikutus projektiin

Projektitoiminnassa keskitytään niin toteutukseen kuin tuloksen saavuttamiseen. Etätyöskentelyllä on vaikutusta molempiin, mutta tutkimustulosten mukaan etätyöskentely vaikutti huomattavasti enemmän itse toteutukseen kuin tulokseen. Lisäksi tutkimuksesta kävi ilmi, että vastaajien kokemuksesta etätyöskentely on erityisesti vaikuttanut projektin ilmapiiriin, sisäiseen kommunikaatioon, valmisteluun sekä vastuun jakamiseen.

Hybridi antaa työntekijälle vapautta ja joustavuutta, joka vaikuttaa heti työntekijän työhyvinvointiin.

Moni projekti oli käynnissä koronan levitessä ympäri maailmaa ja jouduttiin äkillisesti jatkamaan projektin toteutusta etänä. Tämä oli varmasti monelle projektille yksi suurimmista haasteista.  Tutkimuksessa kartoitettiin mahdollisia negatiivisia vaikutuksia erilaisilla kysymyksillä. Yksi näistä tutkimuskysymyksen tuloksista on nähtävissä kuvassa 1.

Kuten kuvasta 1 nähdään, etätyöskentely on vaikuttanut negatiivisesti eniten sisäiseen viestintään ja kommunikaatioon sekä työyhteisön hyvinvointiin. Myös ulkoinen viestintä ja kommunikaatio sekä motivaatio kokivat negatiivisen muutoksen, kun työntekijät eivät olleet yhteistyössä keskenään fyysisesti.

Jopa 71 % tutkimukseen vastaajista koki tehokkuutensa kasvaneen etänä työskennellessään.

Äkillinen muutos työympäristössä ja projektin toimintamallissa loi työntekijöille suurta painetta. Muutokset johtivat työajan venymiseen ja eristäytymiseen, mikä puolestaan heikensi työntekijöiden henkistä hyvinvointia. Jopa 46 prosenttia vastaajista koki, että työyhteisön hyvinvointi on heikentynyt etätyöskentelyn aikana. Huono henkinen hyvinvointi taas heikentää projektin tuloksia ja työn laatua.

Projektinhallinnan kannalta merkittävän tärkeitä viestinnällisiä taitoja ovat ideoiden jakaminen, ongelmien yhteinen ratkaiseminen ja päivitetyn informaation eteenpäin vieminen.

Ratkaisut haasteisiin

Jopa 71 % tutkimukseen vastaajista koki tehokkuutensa kasvaneen etänä työskennellessään. Tuloksen mukaan työnteon mallina hybridi antaa työntekijälle vapautta ja joustavuutta, joka vaikuttaa heti työntekijän työhyvinvointiin.

Jotta etätyöskentelyn tuomat haasteet projektitoimintaan minimoitaisiin, projektit olisi hyvä käynnistää aina lähitapaamisella, jonka aikana sovitaan kaikki tavoitteista kommunikaatioon. Kun jokainen projektiryhmäläinen on tietoinen tulevista työvaiheista, tavoitteista ja kokonaisuudessaan projektisuunnitelman sisällöstä, voidaan siirtyä etätyöskentelyyn. Projektiryhmän tapaamiset olisi hyvä toteuttaa toisinaan etänä ja toisinaan fyysisesti, mutta projektit päätettäisiin aina lähitapaamisella.

Projektiviestinnällä on suuri merkitys projektin onnistumisen ja toteutumisen kannalta. Sen vuoksi sisäiseen viestintään ja kommunikaatioon on tärkeä kiinnittää huomiota etätyössä entistä enemmän. On suositeltavaa laatia selkeä viestintäsuunnitelma, jossa otetaan huomioon prioriteetit, tavoitteet ja viestintäkanavat.

Jopa 46 prosenttia vastaajista koki, että työyhteisön hyvinvointi on heikentynyt etätyöskentelyn aikana.

Työpaikan sosiaalisilla suhteilla on merkitystä työntekijöiden terveyteen ja hyvinvointiin. Työhyvinvoinnin vuoksi on erityisen tärkeää, että esimies tai projektipäällikkö keskustelee aktiivisesti työntekijän kanssa heidän suorituskyvystään, hyvinvoinnistaan ja kuuntelee avoimesti palautetta.  Näin pystytään tarttumaan mahdolliseen ongelmaan välittömästi, ja ehkäisemään pidempiaikaiset riskit.