26.02.2019

Hallintotieteen opintoni Tampereen yliopistossa ovat herättäneet minut pohtimaan omassa työssäni hakijapalveluiden tiiminvetäjänä työtäni ja työtämme monesta eri näkökulmasta. Viime vuosina ovat voimakkaasti muuttuneet organisaation rakenteen lisäksi työtehtävät ja niiden jakaantuminen, johtaminen – itsensä ja organisaation – sekä päätöksenteko, valta ja vastuut, strategia ja prosessit.

Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulun professori, emeritus Risto Harisalon teoksessaan Organisaatioteoriat käsittelemät teoriat täydentävät toisiaan syventäen edelleen kokonaisuuden eri ulottuvuuksia. Erityisesti minua puhututtavat ihmissuhteiden koulukunta ja tiimityö, joiden ytimessä ovat organisaation työntekijät ja henkilöstö, unohtamatta kuitenkaan tavoite- ja tehokkuusmallia.

Yhteisissä tiloissa avoin ammattikorkeakoulu ja hakijapalvelut muodostavat käytännössä tiimin, erilaisten ihmisten ja osaamisten omaavan hyvän porukan nimeltä opiskelijavalinnat. Nimi kuvaa parhaiten arjen muuttunutta työtämme. Opiskelijavalinnat koordinoi vuosittain Turun ammattikorkeakoulun yhteis- ja erillishakujen sekä avoimen ammattikorkeakoulun opintotarjonnan hakukohteineen, aloituspaikkoineen ja valintaperusteineen. Aikataulutus, tekninen toteutus ja ohjeistus ovat myös vastuullamme.

Tärkeää on myös sujuva yhteistyö Turun AMK:n koulutusten kanssa. Yhteistyö ulottuu myös oman korkeakoulumme ulkopuolelle.

Arjessamme ovat suuressa roolissa muun muassa:

• muiden korkeakoulujen hakijapalvelut
• kulttuurialan vastuuammattikorkeakouluna toimiminen
• korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalveluryhmä (Aspa)
• opiskelijavalintojen kehittämisprojektit sekä
• avoimen ammattikorkeakoulun verkostot ja
• Opetushallitus.

Olemme osa isompaa valtakunnallista tiimiä.

Jokainen työntekijä on merkityksellinen ja vastuullinen

Jo muutamien vuosien ajan korkeakoulujen opiskelijavalinnat ovat olleet voimakkaassa muutoksessa. Tiimimme tehokasta toimintaa ja innostunutta otetta auttavat ryhmähengen lisäksi yhteiset fyysiset tilat sekä tekniset ratkaisut. Tieto liikkuu, ongelmia ratkotaan, ideoidaan, työtä digitalisoidaan ja kehitetään jo ennen kuin siihen kukaan edes velvoitti. Intoa ja innovatiivisuutta löytyy, mutta samalla myös rakastavasti jarrutellaan ja väliin lempeälläkin kädellä ohjataan opiskelijavalintaa realismin nimissä. Punainen lanka on vuodesta toiseen opiskelijavalintojen tasapuolisuus ja läpinäkyvyys.

Jo ensimmäisinä työorganisaatioita eri näkökulmista tutkineiden Frederik Taylorin ja Henri Fayolin ajattelutavassa jokainen organisaation työntekijä on merkityksellinen ja vastuullinen. Molemmat pohtivat, miten viestit kulkevat organisaation hierarkiassa ylhäältä alas mutta myös alhaalta ylös.

Nykyinen bottom-up- ajattelu ei ollut vierasta heillekään. Myös klassisen hallintoteorian ajatus siitä, että hallinnolliset tehtävät vastuineen ja funktioineen kuuluvat työyhteisössä kaikille asemasta huolimatta, voidaan pitää pohjana tiimityöskentelylle. Tietty hierarkkisuus ja suhteellisen keskitetty päätöksenteko ovat toki edelleen voimissaan.

Yhteisiin tavoitteisiin inhimillisesti ja tehokkaasti

Ihmissuhteiden koulukunnassa työntekijöitä ei enää tarkasteltu vain organisaation rakenteiden kautta. Elton Mayo oli ihmissuhteiden koulukunnan ensimmäinen merkkihenkilö, ja myös hänen ajatuksensa ja tutkimustuloksensa ovat edelleen ajankohtaisia.

Tämän koulukunnan mukaan organisaation ihmissuhteet, ihmisten johtaminen sekä ihmisten toimiminen hyvin yhdessä johtavat organisaation hyvään suoritukseen. Ryhmät voivat omalla panoksellaan toteuttaa organisaation tavoitteita ja strategiaa tai hankaloittaa niitä. Organisaation tuleekin pyrkiä saamaan ja motivoimaan henkilöstö sitoutumaan yhteisiin tavoitteisiin siten, että ne saavutetaan inhimillisesti ja tehokkaasti. Ryhmät voivat olla epävirallisia tai virallisia ryhmiä, joille on organisaatiossa annettu virallisia tavoitteita ja tehtäviä.

Tiimit edistävät luovuutta ja innovatiivisuutta

Aikojen kuluessa tiimiajattelu kehittyi, ja ryhmiä ylipäätään alettiin kutsua tiimeiksi hyvien kokemusten siivittämänä. Toisaalta myös organisaatioiden hierarkkisuuden purkaminen ja valta- ja vastuualueiden hajauttaminen edisti tiimiajattelua. Ajatuksena oli ja on yhteisjohtajuus ja yhteisvastuu sekä työtekijän mahdollisuudet oppia ja kehittää itseään ja tekemäänsä työtä samalla siinä motivoituen.

Tiimien on havaittu edistävän luovuutta ja innovatiivisuutta, minkä olen havainnut myös omassa tiimissämme. Tätä ihmissuhteiden koulukunnan edustajat eivät nostaneet esiin, vaan keskittyivät tietynlaisiin säännönmukaisuuksiin ryhmien toiminnassa.

Meillä työ on itsenäistä ja monipuolista. Tiimissämme toteutuvat jo klassisen organisaatioteorian edustajan Fayolin erittelemät hallinnolliset tehtävät:

• suunnittelu
• organisointi
• koordinointi
• valvonta
• ohjaus ja
• ihmisten johtaminen.

Selkeyttä ja kokonaisuuden hahmottamista tiimin työhön tuo Taylorin ajatus työstä prosesseina sekä ajatusten ja ideoiden vaihto suoraan myös johdon kanssa.

Yksilö ei loista ilman ryhmän tukea

Harisalon teoksen johdannossa mainitaan, miten nykyisin selitetään saavutuksia lähinnä yksilöiden omien ponnistelujen, oivallusten ja uhrausten kautta. Niin työssä kuin monella muullakin elämän osa-alueella rakastamme sankaritarinoita sekä yksilön omaa pärjäämistä ja onnistumista unohtaen yhteisölliset tekijät sankariyksilön menestyksen ympärillä. Arkipäivän journalismi ruokkii omalta osaltaan tätä maailmaa, samoin kuin sinänsä arvokas organisaation harjoittama yksilöiden palkitseminen tiimityössä.

Mahdollisuus oppia uutta ja kehittää itseään työn ohessa vastaa kyllä useampaa liikuntasetelinippua.

Vuosittain palkitaan eri tavoin asioituneita tekijöitä. On iloisia, ahkeria, ystävällisiä ammattimaisia puurtajia. Tiimityö ei nimensä mukaisesti ole yksilölaji vaan moniottelu seuran nimissä. Yksilö ei loista ilman ryhmän osaamista ja tukea. Tiimityö vaatii myös kypsyyttä ja alaistaitojakin. Organisaatiopsykologi Pekka Järvinen toteaa Talouselämän haastattelussa, miten työnantajalla ja esimiehillä on edelleen oikeus sanoa, mitä töissä tehdään, ja antaa korjaavaa palautetta.

Meillä jokaisella on oma tontti, mistä vastaa itsenäisesti. Tämä antaa vastuuta ja vapautta. Työ itsessään on paras motivoiva tekijä. Mahdollisuus oppia uutta ja kehittää itseään työn ohessa vastaa kyllä useampaa liikuntasetelinippua ja vielä useampaa palkan indeksikorotusta.

Yhdessä pohdimme uusia ajatuksia, olivat ne sitten opiskelijavalintojen omia, koulutuksista tulleita tai sitten päällikkötason ideoita, sillä nykyään yhä enemmän kaikki liittyy kaikkeen. Pienet yksityiskohdat vaikuttavat lumipalloilmiön tavoin laajempaan kuvaan. Ongelmiin ei ole missään korkeakoulujen hakijapalveluiden käsikirjassa ohjeistusta. Vaatii luovuutta ja sen takana olevaa käytännön kokemusta ja tervettä järkeä löytää keinot, miten haasteet ratkaistaan.

Innovaatioita osaamisen jakamisella ja kokeilemalla

Turun ammattikorkeakoulun strategian mukainen innovaatiopedagoginen ajattelu ja asenne näkyy tiimimme työssä. Työtämme kehittävät innovaatiot ovat syntyneet tiedon ja osaamisen jakamisella ja ihan kokeilemalla. Eri näkökulmista toistemme osaamista hyödyntäen olemme ottaneet työssämme harppauksen eteenpäin. Tämä vaatii vuorovaikutustaitoja ja epävarmuuden sietämistä, mutta antaa sitäkin enemmän yhdessä onnistumisen iloa.

Tarvitaan sosiaalisia taitoja, palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoja, tunnetaitoja.

Talouselämän haastattelussa Pekka Järvinen pohtii, miten suuri osa työstä on nimenomaan ryhmätyötä, ja paras tulos syntyy erilaisten ihmisten taitojen ja näkemysten kohtaamisesta. Samalla myös työntekijän vastuu itsestään ja muista on kasvanut. ”Siksi jokaisella pitää olla hyvin monipuolisia ammatillisia taitoja. Sosiaalisia taitoja, palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoja, tunnetaitoja. Pitää osata argumentoida ja jopa hallita stressiä ja omaa elämäänsä.”

Kaikista ei edelleenkään tarvitse pitää, mutta kaikkien kanssa pitää kyetä toimimaan. Jokainen on vastuussa työilmapiiristä.  

Tiimityö vaatii pelisääntöjä ja itsesuojelua

Toisaalta saamme lehdistä lukea, miten nykyinen etätyöinnostus, määräaikaiset työsuhteet ja ylipäätään erilaisten tiimien mahdollinen siiloutuminen muusta organisaatiosta vaikeuttavat yhteisiä ponnisteluja ja kehittämistä niin sanottujen perustehtävien hoitamisen rinnalla. Tätä en ole ainakaan vielä havainnut meidän tiimimme kohdalla. Puhutaan, miten ryhmätyötilat häiritsevät keskittymistä. Totta, ryhmätyötilat ja tiimityö, kuten työelämä ylipäätään, vaativat pelisäännöt, niiden noudattamista ja tietynlaista itsesuojeluviettiä.

Risto Harisalon teos auttoi minua näkemään ja jäsentämään merkityksiä oman organisaationi eri toimijoille sekä ymmärtämään tekemäni työn merkityksen tiimin kautta osana isompaa kokonaisuutta. Päivät ovat täynnä elämää ja työtä, tiimityötä niin työssä kuin vapaalla. Oli yhteinen työhuone tai ei.

 

Lue myös: Byrokratiasta liiketoiminnan tukipalveluihin