Miten määrittelet projektisi sidosryhmät ja viestintäkanavat?

MESH-projektissa on tehty opinnäytetyö, jonka tuloksia hyödynnetään sen toteutuksessa ja viestinnässä. Löydettiin 11 pääsidosryhmää, joista tärkeimmät ovat yritykset ja korkeakoulutetut maahanmuuttajat. Koska maahanmuuttajien suomen kielen taito on tavallisesti heikko, heidän kohdallaan kannattaisi käyttää videoita ja muita visuaalisia kanavia.

MESH on kolmivuotinen projekti, jonka täydellinen nimi on Verkosto ja mentorointi maahanmuuttajien työllistymisen tukena. Sen tavoitteena on muuttaa korkeakoulutettujen maahanmuuttajien asemaa työmarkkinoilla Suomessa. Sidosryhmähallinta ja viestintä ovat erityisen tärkeitä MESH-projektin toiminnassa. Kirjoitin aiheesta ”MESH-projektin sidosryhmäviestintä” opinnäytetyön, johon tämä artikkeli perustuu.

Opinnäytetyön käytännön osana kartoitimme sidosryhmät työpajassa, johon osallistuivat MESH-projektin henkilöstö ja projektipäällikkö, yhteensä 7 henkilöä. Työpajan pidimme   Stakeholder mapping -menetelmän pohjalta, joka on julkaistu marraskuussa 2011 www.bsr.orgin sivulla. Työpajan tavoitteena oli menetelmän mukaisesti hankkeen sidosryhmien tunnistaminen, analysoiminen, kartoittaminen valta-kiinnostus-matriisilla ja priorisoiminen. Lisäksi määrittelimme sidosryhmien viestintävälineitä.

 

Sidosryhmien kartoitus

Työpajan ensimmäisenä osana kartoitimme sidosryhmät. Kartoitus koostui neljästä vaiheesta. Ensiksi tunnistimme sidosryhmät, joita tässä hankkeessa määrittelimme 18. Toiseksi sidosryhmien analyysissä käytimme sidosryhmien kartoitusmenetelmän viittä kriteeriä, joita olivat

  • sidosryhmän panos
  • oikeutus
  • halukkuus
  • vaikutus ja
  • välttämättömyys.

Analyysin tulokset kokosimme taulukkoon, josta esimerkkinä on poimittu seuraavaan taulukkoon viisi sidosryhmää:

sidosryhmät

 

Kolmanneksi kartoitimme sidosryhmät valta-kiinnostus-matriisin pohjalta. Kartoitus toimi visuaalisena kuvana, joka auttaa ymmärtämään paremmin sidosryhmien roolia projektin toiminnassa. Matriisilla on kaksi dimensiota, jotka näyttävät sidosryhmien kiinnostuksen ja vaikutusvallan tason.

Työpajan aikana päätettiin muuttaa sidosryhmähallinnan tapoja.

Matriisi oli jaettu neljään ruutuun, ja jokainen sidosryhmä oli sijoitettu matriisille kiinnostuksen ja vallan tason mukaan. Kehien koot näyttävät, kuinka arvokas sidosryhmä on projektille.

sidosryhmien kiinnostus ja vaikutusvalta

sidosryhmälista

 

Matriisin jokaisessa ruudussa on määritelty sidosryhmähallinnan tapoja, jotka näkyvät ruudun kulmilla. Työpajan aikana päätettiin muuttaa niitä sillä perusteella, minkälainen hallinta on vaadittu sidosryhmille. Esimerkiksi Suomen mentorit (16), jotka sijoitettiin vasempaan yläkulmaan, ja joilla on matala vallan taso, vaativat hallintaa ”Pidä tyytyväisenä”. Yritykset (2) siirrettiin oikeaan yläkulmaan, koska ne ovat tärkeä MESH-projektin sidosryhmä ja vaativat ”Hoida aktiivisesti” -hallintaa.

Neljänneksi sidosryhmien kartoituksessa priorisoitiin sidosryhmät analyysin ja kartoituksen tueksi. Sen jälkeen tiedettiin, että MESH-projektin 11 tärkeintä sidosryhmää vaikuttaa huomattavasti projektin toimintaan ja tulokseen.

 

Viestintävälineiden määrittely

Työpajan toisena osana oli sidosryhmäviestinnän välineiden määrittely. Tärkeimmille sidosryhmille oli määritelty seuraavia viestintäkanavia: tapaamiset, Skype-keskustelut, sähköpostiviestintä ja blogit.

Opinnäytetyössä oli määritelty kaksi ensisijaista sidosryhmää – maahanmuuttajat ja Suomen yritykset. Ilman niitä MESH-projekti ei voi saavuttaa menestystä.

Opinnäytetyössä kuvasin yksityiskohtaisesti viestintätapoja ja ehdotin uusia ideoita viestin visualisoimiseksi. Maahanmuuttajien heikko suomen kielen taito voi olla pääesteenä heidän osallistumiseensa projektiin. Usein tärkeä tieto menee heidän ohitseen ja sen syynä on heikko suomen kielitaito. Suosittelen käyttämään enemmän visuaalisia viestintäkanavia viestintäprosessissa.

Opinnäytetyössä oli määritelty kaksi ensisijaista sidosryhmää, joita ilman projekti ei voi saavuttaa menestystä.

Viestintäkanavia maahanmuuttajien kanssa voivat olla

  • verkkoblogit, joissa voi julkaista erilaisia videoita ja animaatiovideoita; näissä videoissa suositellaan käytettäväksi selkeämpää suomea
  • TE-toimistossa korkeakoulutetuista maahanmuuttajista muodostetut ryhmät kotoutumis- ja kielikoulutuksessa; näiden ryhmien kautta on helpompaa ottaa yhteyttä maahanmuuttajiin ja kutsua heitä projektiin.

Erilaiset videot ja tapaamiset ovat tehokkaita välineitä, joita voidaan käyttää viestinnässä maahanmuuttajien kanssa, koska niissä käytetään verbaalista, nonverbaalista, visuaalista ja emotionaalista viestintää.

 

Viestintävälineitä yrityksien projektiin sitoutumiseksi

Viestintävälineinä Suomen yrityksien kanssa työpajan perusteella ehdotan tapaamisia, artikkeleita paikallisessa sanomalehdessä ja verkkoblogeja erikseen eri näkökulmista yrityksille ja maahanmuuttajille.

Tehokkaimmin viestintätavoitteet voidaan saavuttaa, kun blogit tai artikkelit on kirjoitettu yrityksistä, jotka ovat jo osallistuneet MESH-projektin toimintaan.

 

viestintävälineet

Viestintävälineet valta-kiinnotus -matriisin pohjalta. 

 

sidosryhmien analyysi

Taulukko: MESH-projektin sidosryhmien analyysi.

 

Artikkeli perustuu kirjoittajan opinnäytetyön kypsyysnäytteeseen liiketalouden koulutuksesta. Opinnäytetyön ohjaajana on ollut yliopettaja Jarmo Ahonen, ja ohjaustyössä on ollut mukana pt. tuntiopettaja Jaana Kivivuori. 

Lähteet

Bonke, S. & Winch, G. (2000). A mapping approach to managing project stakeholders. Paper presented at PMI® Research Conference 2000: Project Management Research at the Turn of the Millennium, Paris, France. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Haettu 12.3.2019 osoitteesta https://www.pmi.org/learning/library/mapping-approsofiaach-managing-project-stakeholders-1072.

BSR 2011. Stakeholder Mapping. BSR´s Five-Step Approach to Stakeholder Engagement.

Mitä pidit artikkelista?

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

css.php