25.11.2021

Vakka-Suomen Puhelin Oy:n tavoitteena oli saada projektikäsikirja, joka yhdistäisi organisaation eri liiketoiminta-alueiden projektikäytänteet. Samalla uusi projektikäsikirja haluttiin saada osaksi yrityksen laatusertifikaattia. Otin haasteen vastaan ja lähdin luomaan opinnäytetyönä käytännöllistä projektikäsikirjaa.

Opinnäytetyön kehittämistyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena kuudelle VSP:n projekteissa keskeisesti toimineelle henkilölle. Haastatteluiden myötä pääsin sisälle yrityksen projektityöskentelyn toimintamalleihin ja niiden kehityskohtiin. Kehityskohtien pohjalta lähdin rakentamaan projektikäsikirjaa.

Käsikirjan runkona toimii projektien jaottelu A-, B- ja C-luokkiin

Kehitin projektikäsikirjaan koko organisaatiota koskevan projektijaottelun. Siinä projektit luokitellaan niiden euro- ja henkilömääräisen suuruuden mukaan A-, B- tai C-luokkaan. Toimintatapa luo organisaation projektityöskentelyyn uudet, yhtenäiset raamit. Projektijaottelu toimii käsikirjan runkona.

Projektit tulisi luokitella jo myyntivaiheessa

Yhdeksi kehityskohteeksi nousi henkilöstöresurssien riittävyys. Resurssivarauksen turvaamiseksi projektit tulisikin luokitella jo myyntivaiheessa. Tämän myötä tarvittavaa resurssien määrää pystytään hahmottamaan ennakkoon ja siihen pystytään reagoimaan hyvissä ajoin.

Projektien päättämiseen tarvittiin myös jokaista liiketoiminta-aluetta koskeva selkeä ohjeistus. Nyt laaditussa projektijaottelussa kuvataan, missä projektissa tarvitaan päätöspalaveri ja -raportti ja missä taas riittävät kevyemmät toimenpiteet. Lisäsin käsikirjaan myös muistilistan asioista, joita projektin päättämisessä tulee ottaa huomioon.

Hyödynsin projektijaottelua myös dokumentaation selkeyttämisessä. Määrittelin jokaiseen projektiluokkaan välttämättömät dokumentit. Dokumenttien säilyttämisen selkeyttämiseksi loin projektikäsikirjaan ohjeistuksen siitä, minne ja milloin dokumentit tulisi siirtää projektin päätyttyä.

Käsikirja toimii hyvänä tukena myös uudelle projektipäällikölle

Projektipäällikkö näkee käsikirjasta vaivattomasti, mitä dokumentteja suositellaan käytettäväksi projektin eri vaiheissa. Käsikirja toimii hyvänä tukena myös uusille projektipäälliköille. Käsikirjasta löytyvät selkeät ohjeet projektinhallintatyökalun käyttöön sekä läpivientiä helpottavia muistilistoja.

Rakentava palaute edisti projektikäsikirjan toteutusta

Pidimme toimeksiantajani kanssa säännöllisiä palavereja opinnäytetyön mittaan. Palavereissa vaihdoimme ajatuksia puolin ja toisin. Sain tekemisestäni rakentavaa palautetta. Palaute motivoi, ja sain toteutettua projektikäsikirjan nopealla aikataululla.

Kokonaisuudessaan opinnäytetyö on erittäin onnistunut, ja voimme varmasti hyödyntää sitä tulevaisuudessa. Käsittelimme asiaa myös ISO9001:2015 laatusertifioinnin auditoinnissa ja auditoija oli myös erittäin vaikuttunut projektikäsikirjaan liittyvästä työstä.

Julle Rintala, Liiketoimintajohtaja VSP ICT
Vakka-Suomen Puhelin Oy 

 

Toimeksiantaja oli hyvin tyytyväinen valmiiseen projektikäsikirjaan. Koin myös itse, että olin saavuttanut ennalta asetetut tavoitteet ja olin tyytyväinen lopputulokseen. Oppimisprosessini myötä opin projektityöskentelystä paljon uutta, ja sitä tulen varmasti hyödyntämään tulevaisuuden työelämässä.

– Yhteistyö VSP:n kanssa oli vaivatonta. Oli hienoa päästä toteuttamaan yritykselle merkittävää projektia samalla oppien paljon uutta. Uusien toimintamallien ja menetelmien luonti oli mielestäni työssä opettavaisinta.