01.02.2021

Korona. Digiloikka. Etätyö. Etäopiskelu. Miten hyppy tuntemattomaan sujui Turun ammattikorkeakoulussa, ja mitä se opetti? Tarkastelemme tilannetta erityisesti henkilöstön ja etätyöskentelyn näkökulmasta, sekä nostamme esille poimintoja muutamista keskeisistä tietoteknisistä välineistä ja toimintamalleista.

Lähtötilanne ennen poikkeusoloja

Etätyö

Opettajien työhön on kuulunut jo perinteisesti aikaan tai paikkaan sitomaton työskentely, ja kotoa käsin työskentely on heille tuttua. Muulla henkilöstöllä on myös mahdollistettu vuosien ajan etätyö kolme päivää kuukaudessa joustavasti esihenkilön luvalla ja sitä laajempi etätyö erillisellä kirjallisella sopimuksella. Etätyö on siis ollut jo pitkään käytössä, mutta sen laajamittainen yleistyminen on kuitenkin jäänyt toteutumatta.

Etätyön tueksi on vuosien saatossa toteutettu useita teknisiä ratkaisuja. IT-asiantuntijamme ovat rakentaneet vuosien varrella lukuisia mobiili- ja etätyötä tukevia ratkaisuja ja tehneet mobiilityötä tukevia linjauksia. Jo vuosien ajan henkilöstöllä on ollut käytössään kannettavat tietokoneet, ja työtilat on vaiheittain varustettu universaaleilla telakoilla (yleistelakoilla), jotka tukevat useimpia moderneja tietokonemalleja ja mahdollistavat ei-dedikoidut yhteiskäyttöiset työympäristöt. Kuvassa 1 on esimerkki tyypillisestä työpisteestä ja sen varustelusta.

Henkilöstölle on myös mahdollistettu tietokoneillaan pääsy Turun AMK:n jaettuihin tallennustiloihin ja niihin palveluihin, joita ei muuten mahdollisteta ulkoverkossa.

Henkilöstölle on jo vuosien ajan tarjottu työnantajan toimesta älypuhelimet rajoittamattomalla dataliittymällä. Puhelimet lisäävät mobiili- ja etätyössä tavoitettavuutta ja mahdollistavat internet-yhteyden ja hotspot-tukiaseman tietokoneille myös paikoissa, joissa langatonta verkkoa ei ole tarjolla.

Henkilöstön digiosaaminen

Henkilöstön osaamisen kehittymissuunnitelmaan vuosille 2017-2020 määriteltiin Turun AMK:ssa koko henkilöstöä koskevaksi painopisteeksi toiminta digitaalisessa ympäristössä – digiosaaminen. Vuonna 2017 käynnistettiin usean yksikön yhteistyössä henkilöstön Digiosaaja-kampanja edistämään henkilökunnan digiosaamista. Kampanja käynnistettiin henkilökunnalle suunnatulla digiosaamiskyselyllä, jossa kartoitettiin digiosaamisen nykytilanne. Kampanjan myötä tehtiin myös vierailuja yksiköiden kehittämispäivissä, käytiin läpi digiosaamisen nykytilannetta kyselyn tulosten avulla ja tehtiin tarvittaessa tiimeille ja yksiköille räätälöityjä koulutussuunnitelmia osaamispohjan parantamiseksi.

Vuonna 2018 käynnistettiin Turun AMK:ssa myös digimentoritoiminta. Digimentoriverkostossa ovat mukana halukkaat digiaktiivit niin opettajistosta kuin muusta henkilökunnasta. Verkoston toimintaa koordinoidaan keskitetysti, ja digimentoreilla on omat fyysiset sekä digitaaliset keskustelufooruminsa. Tavoitteena on tarjota digimentoreille tukea keskinäiseen sparraukseen ja ajantasaiseen informaatioon Turun AMK:n digiasioihin liittyen. Digimentorit toimivat sparraajina ja innostajina muulle työyhteisölle digiasioissa.

Henkilökunnan digiosaamista on kehitetty viime vuosina monilla tavoin ja edistetty digiympäristössä toimimista ajasta ja paikasta riippumatta.

Videoneuvottelu- ja verkkokokousjärjestelmät

Turun AMK:ssa on pitkä perinne erilaisten videoneuvottelu- ja verkkokokousjärjestelmien käytöstä. Ensimmäisenä verkkokokousjärjestelmänä otettiin käyttöön Adobe Connect, jota on käytetty niin opetuksessa kuin sisäisissä ja ulkoisissa tilaisuuksissa etäkokousratkaisuna. Lisäarvona Connectissa on ollut mahdollisuus jakaa osallistujat etätilaisuuden aikana pienryhmiin.

Vuonna 2011 käyttöön tuli Microsoft Lync, jota nykyään kutsutaan nimellä Skype for Business. Skype for Business omaksuttiin nopeasti AMK:n henkilöstön keskuudessa, ja se mahdollisti työyhteisön tiimien ja yksilöiden välisen etäkeskustelun ja -kokoukset sekä uutena myös pikaviestittelyn. Pari vuotta sitten Microsoft lanseerasi Teamsin tulevana Skype for Business -palvelun korvaajana. Teams onkin viimeisenä parina vuonna lisännyt merkitystään ja on jo nykyisin käytössä kaikissa yksiköissä. Teamsia käytetään erityisesti työntekijöiden väliseen pikaviestittelyyn, verkkokokouksiin sekä myös monipuolisemmin yksikön intranet-ratkaisuna. Teams on useasti ratkaisuna myös ulkoisten yhteistyökumppanien kanssa käytävässä viestittelyssä.

Nykyisin laajasti tunnettu Zoom-palvelu otettiin Turun AMK:ssa käyttöön vuoden 2019 lopulla. Zoomin vahvuutena nähtiin käyttömahdollisuus jokaiselle korkeakouluyhteisön jäsenelle, myös opiskelijoille, sekä Adobe Connectin tavoin mahdollisuus jakaa osallistujat pienryhmiin.

Sähköinen allekirjoitus

Perinteisesti dokumenttien ja päätösten allekirjoittaminen on koettu vaivalloiseksi papereiden pyörittämiseksi ja lähettämiseksi edestakaisin. Toisiaan lähellä työskentelevillä tämä ei ole haitannut arkea, mutta sivukampuksilla toimivien, yhteistyökumppanien ja työyhteisöön kuulumattomien osalta manuaalisten allekirjoitusten toteutus on koettu aikaa vieväksi ja haastavaksi.

Syksyllä 2019 Turun AMK päätti ottaa sähköisen allekirjoitusratkaisun pilottikäyttöön. Asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton, luotettava, edullinen ja juridisesti sitova toimintatapa. Pilottikäytössä ollut ratkaisu todettiin varsin toimivaksi, ja tammikuussa 2020 Visma Sign -palvelun käyttö päätettiin laajentaa kattamaan koko organisaatio.

Tuki digitaalisten ympäristöjen käyttöön

Erilaisia digitaalisia ratkaisuja on Turun AMK:ssa käytössä lukuisia, ja niitä päivitetään sekä uudistetaan suunnitelmallisesti. Ohjeistuksia löytyy intranetistä useista eri paikoista ja useiden eri yksiköiden laatimina. Kunkin ympäristön vastuuyksikkö, ns. omistaja, laatii ja ylläpitää järjestelmien pääkäyttäjien ja teknisten ylläpitäjien toimesta ohjeistuksia ja tukikanavia käyttäjien avuksi.

Tukikanavien selkeyttämiseksi on käytössä myös ns. yhden luukun palvelu, jossa käyttäjille tarjotaan yksi tukikanava, johon voi ottaa yhteyttä asiassa kuin asiassa ilman että kysyjän tarvitsee tietää kuka kyseistä palvelua tarjoaa ja tukee. Tällaisena yhden luukun palveluna on jo vuosia toiminut Service Desk, johon henkilökunta tai opiskelijat voivat lähettää tukipyyntöjä lähes missä vain ongelmatilanteessa. Palvelun ensivasteessa päivystäjät vastaavat tukipyyntöihin arkipäivisin klo 8–16 ja tarvittaessa välittävät pyynnön edelleen kyseisestä palvelusta vastaavalle asiantuntijalle. Service Desk -palvelu on käynnistynyt jo 2000-luvun alussa IT Helpdeskinä rajoittuen IT-tukipyyntöihin ja laajentunut viime vuosina kattamaan myös muita AMK:n palveluja.

Service Desk -palvelun rinnalla toimii henkilökunnan akuutteihin ongelmatilanteisiin tarkoitettu puhelinpalvelu, jonka kautta saa nopeaa tukea esimerkiksi käynnissä olevan opetus- tai kokoustilanteen teknisiin ongelmiin.

Miten mukauduimme poikkeusoloihin?

Pysähdyttävin hetki koettiin Suomessa ja maailmassa monessa organisaatiossa, kun etätyöstä ja etäopiskelusta tuli hetkessä ensisijainen toimintamalli aiemman fyysistä toimintaympäristöä tukevan toissijaisen tekemisen sijaan. Monet organisaatiot yllätettiin ikävästi, kun taas osa organisaatioista mukautuivat uuteen moodiin sujuvasti pitkäjänteisen vuosia jatkuneen pohjatyön johdosta. Monissa korkeakouluissa ja muissa organisaatioissa äkillinen muutos johti merkittäviin toiminnan häiriöihin ja myös kalliisiin hankintoihin, niin laitteissa kuin ohjelmistoissa.

Ensimmäisessä vaiheessa tärkeintä oli saada etäopetukseen, -oppimiseen ja –työhön liittyvät järjestelyt teknisesti toimimaan.

Maaliskuun 17. päivänä vuonna 2020 määrättiin Aluehallintoviraston toimesta lähiopetuksen keskeyttäminen ja kampusten sulkeminen. Tämän myötä Turun AMK:ssa arki muuttui hetkessä. Pandemiatilanteeseen jouduttiin valmistautumatta, mikä väistämättä aiheutti digitaalisten ratkaisujen näkökulmasta monenlaisia haasteita. Ensimmäisessä vaiheessa tärkeintä oli saada etäopetukseen, -oppimiseen ja -työhön liittyvät järjestelyt teknisesti toimimaan. Tästä haasteesta suoriuduttiin yllättävänkin hyvin.

Työskentely siirtyi kotitoimistoille

Kampusten sulkemisen myötä henkilökunta siirtyi työskentelemään koteihinsa. Kannettavien tietokoneiden sekä vuosien varrella kehitettyjen ja aktiivisesti käytettyjen etäyhteysratkaisujen myötä paikanvaihdos sujui melko kivuttomasti, vaikka käyttö ja käyttäjämäärä olivatkin nyt oleellisesti aikaisempaa suurempia.

Henkilökunnalle tarjottiin mahdollisuus universaalin telakan, näppäimistön, hiiren ja lisänäytön/-näyttöjen lainaamiseksi kampukselta kotiin.

Heti alussa tiedostettiin ongelmaksi kannettavan tietokoneen pieni näyttö ja näppäimistö sekä integroidun hiiren epäergonomisuus. Pikavauhtia laadittiinkin linjaukset työpisteiden IT- ja AV-välineiden lainaamisesta kotitoimistoille. Henkilökunnalle tarjottiin mahdollisuus universaalin telakan, näppäimistön, hiiren ja lisänäytön/-näyttöjen lainaamiseksi kampukselta kotiin. Välineiden kuljetus tuli hoitaa itse ja työntekijä oli myös itse siitä vastuussa. Lainaukset tuli ilmoittaa sähköisellä lomakkeella, jotta keskitetysti saatiin tieto siitä, kuka oli lainannut ja mitä sekä mistä. Tiedon kerääminen nähtiin tärkeäksi, koska kyseessä on työnantajan omaisuus, ja samalla haluttiin kerätä lainaustieto valmiiksi tulevaa poikkeusajan jälkeistä palautusvaihetta ajatellen.

Videoneuvottelu- ja verkkokokousjärjestelmät osaksi normaalia työskentelyä

Microsoft Teams -sovellus on ollut koko AMK-yhteisön näkökulmasta aivan keskeinen työkalu. Teams oli jo ennen pandemiaa useimmilla käyttäjillä päivittäisessä käytössä ja siten sen käyttö lähti uudessa tilanteessa varsin vaivattomasti käyntiin. Keväällä, aivan pandemiatilanteen alkuvaiheessa, Teamsin käytössä ilmeni maailmanlaajuisesti kapasiteettiongelmia, mutta Microsoft sai ne korjattua parissa viikossa. Tämän jälkeen Teamsin käyttö on ollut kaikin puolin häiriötöntä ja sujuvaa. Loppuvuodesta Teams-palveluun saatiin myös pitkään odotettu toiminto pienryhmiin jakamiseen (breakout rooms), mikä voi jatkossa entisestään lisätä Teamsin käyttöä.

Microsoft Teams –sovellus on ollut koko AMK-yhteisön näkökulmasta aivan keskeinen työkalu.

Videoneuvottelu- ja verkkokokouspalvelu Zoom on ollut myös yksi aivan keskeinen väline pandemiatilanteessa. Turun AMK käyttää CSC – Tieteen tietotekniikan keskuksen tarjoamaa palvelua. CSC:n tarjoama Zoom-palvelu on osoittautunut erittäin onnistuneeksi ratkaisuksi. Pandemiatilanteen seurauksena Zoomin käyttö räjähti moninkertaiseksi, mutta siitä huolimatta kapasiteetti ja toimintavarmuus ovat pysyneet korkealla tasolla. Toki kapasiteetin lisääminen on aiheuttanut lisäkustannuksia, mutta ne eivät ole olleet kokonaisuuden kannalta merkityksellisiä. Zoom-palvelu korvasi Turun AMK:ssa Adobe Connect -järjestelmän marraskuun 2020 jälkeen.

Kevään 2020 aikana eri organisaatioiden käyttämät Zoom-palvelut herättivät mediassa huolta tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien riskien osalta. CSC:n tarjoama Zoom-palvelu on käytössä useassa suomalaisessa korkeakoulussa, ja se on toteutettu pohjoismaalaisten kansallisten tutkimusverkkojen yhteistyöorganisaation toimesta. Näin ollen se ei ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:n sisällä ja siinä on otettu huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset. Tämä huoli ei siis juurikaan koskettanut Turun AMK:n käyttämää palvelua.

Digiloikka sähköiseen allekirjoittamiseen

Syksyllä 2019 käynnistetty työ sähköisen allekirjoitusratkaisun käyttöönottamiseksi osoittautui oikea-aikaiseksi ja arvokkaaksi päätökseksi pandemiatilanteen näkökulmasta.

Sähköisen allekirjoitusratkaisun käyttö kasvoi kevään ja kesän 2020 aikana räjähdysmäisesti.

Sähköisen allekirjoitusratkaisun käyttö kasvoi kevään ja kesän 2020 aikana räjähdysmäisesti (kuva 2). Tämä on tuonut merkittäviä taloudellisia ja henkilöresurssisäästöjä sekä omalta osaltaan mahdollistanut häiriötöntä toimintaa koko organisaation siirtyessä pandemiatilanteessa etätyöhön.

Siirtyminen manuaalisesta paperien allekirjoittamisesta sähköisen allekirjoituksen käyttöön ja sitä kautta digitaaliseen asiakirjojen käsittelyyn on ollut itsessään jo merkittävä digiloikka Turun ammattikorkeakoululle. Pandemia on ollut tässä selvästi kehitystä kiihdyttävä voima.

Henkilöstön etätukeen uusia toimintamalleja ja tukikanavia

Henkilöstön siirryttyä etätyöhön ja opetuksen siirryttyä etämoodiin kasvoi Service Desk -palveluun tulevien yhteydenottojen määrä merkittävästi, ja myös digitaalisten ympäristöjen asiantuntijoihin otettiin aiempaa enemmän yhteyttä. Tilanteeseen oli reagoitava nopeasti, jotta minimoitaisiin samoihin ongelmiin liittyvät rinnakkaiset ja päällekkäiset yhteydenotot ja pystyttäisiin myös reagoimaan sähköpostia ketterämmin tukipyyntöihin.

Ihmiset aktivoituivat kiitettävästi auttamaan kollegojaan ja vinkkaamaan hyviksi kokemistaan toimintatavoista.

Poikkeusolojen alkaessa luotiin uusi vuorovaikutteinen Teams-kanava nimeltä ’Etäopetuksen tuki’ koronaviestintään ja -keskusteluun suunnatun yleiskanavan rinnalle. Kanavasta viestittiin sisäisesti, ja sitä seuraamaan pyydettiin useita eri asiantuntijoita eri yksiköistä, jotta henkilökunnan kysymyksiin löydettäisiin vastaus mahdollisimman nopeasti ja yhteisöllisesti niin että kaikki näkisivät heti muiden vastaukset ja voisivat halutessaan täydentää kommentointia. Kanava sai nopeasti useita satoja seuraajia ja positiivisen vastaanoton. Vuoden 2021 alussa kanavaa seurasi 460 henkilökunnan edustajaa. Kysymyksiä kommentoivat pienellä vasteajalle useat eri asiantuntijat, ja ihmiset aktivoituivat kiitettävästi auttamaan kollegojaan ja vinkkaamaan hyviksi kokemistaan toimintatavoista. Tavoitettavuutta lisää merkittävästi se, että Teams-työpöytäsovellus avautuu automaattisesti henkilökunnan tietokoneissa, ja että sitä voidaan helposti käyttää myös älypuhelinsovelluksen kautta. Kuvaan 3 on poimittu yksi esimerkki Teams-kanavan kysymyksestä ja nopeasta reagoinnista siihen.

Teamsin merkitys kasvoi myös perinteisissä tukipalveluissa, sillä sen avulla pystytään etätukea annettaessa jakamaan helposti tietokoneen näytön sisältö ja opastamaan esimerkiksi ohjelmistojen käytössä tai ongelmatilanteiden ratkaisussa paikasta riippumatta melkein vastaavalla tavalla kuin kohtaamisissa kasvotusten.

Koronarajoitusten lieventyessä hieman loppukeväästä mahdollistui välttämättömien läsnäoloa vaativien oppituntien pitäminen myös korkeakoulukampuksilla. Näiden myötä kasvoi myös tarve hybridimallille eli mallille, jossa osa osallistujista on läsnä kampuksella ja osa osallistuu etänä. Osassa kampuksen neuvotteluhuoneissa on valmiina hybriditoiminnan mahdollistava kokousratkaisu, mutta kampuksen oppimistiloihin ei etäosallistumista mahdollistavia ratkaisuja ole vielä rakennettu. Tämän havaittiin olevan selkeä ongelma.

Hybriditoimintaa mahdollistamaan kehitettiin alkusyksylle 2020 uusi toimintamalli mobiilien AV-ratkaisujen lainaamiseen. Mobiileja lainattavia ratkaisuja ovat Turun AMK:ssa kaksiosaiset Jabra-pöytäkaiutinmikrofonit, online-reput (sis. kamera ja pöytäkaiutinmikrofonit) sekä piirtonäytöt. Kampuksilla on myös käytössä useita online-studioita ja -ohjaustiloja, joissa on laitteet laadukkaaseen etäopetukseen tai opetus-/ohjevideoiden tekemiseen. Osassa studioista on myös äänieristys ja erikoisratkaisuja kuten piirto- ja kosketusnäyttöjä.

Henkilöstön etätyökyselyn tulokset

Turun AMK:n HR-palvelut toteutti henkilöstölle syksyllä 2020 kyselyn etätyöskentelystä. Kyselyyn vastasi 348 henkilöä eli 47 % koko AMK:n henkilöstöstä. Kysymyksissä kartoitettiin mitkä asiat olivat henkilöstön mielestä kunnossa ja missä nähtiin kehitettävää. Osa kysymyksistä liittyi etätyössä käytettäviin välineisiin ja ohjelmistoihin.

Peräti 87 % vastanneista koki ongelmatilanteiden teknisen tuen olevan kunnossa.

Vastanneista 74 % koki, että tietokone, työpuhelin ja mobiililiittymä ovat kunnossa etätyön tekemisen osalta. Myös avoimessa kysymyskohdassa oli koettu positiivisena laitteiden lainaamismahdollisuus työpaikalta. Tarvittavia ohjelmistoja ja yhteyksiä koskevaan kysymykseen vastasi myös 73 % positiivisesti, eli kertoi niiden olevan mielestään kunnossa. Peräti 87 % vastanneista koki ongelmatilanteiden teknisen tuen olevan kunnossa. Tästä olemme erityisen tyytyväisiä ja ylpeitä.

Vastanneista 76 % koki oman tietoteknisen osaamisensa etätyön tekemiseen riittäväksi, mikä kuvastaa henkilöstön positiivista näkemystä etätyössä tarvittavan digiosaamisen tasosta. Avoimien vastauksien perusteella perusasiat ovat kunnossa, ja etätyöskentely kehittää osaamista jatkuvasti. Yhtenä kehityskohtana nähtiin taito selviytyä omatoimisesti erilaisista etäyhteysongelmista.

Kyselyn perusteella voidaan todeta, että suurin osa henkilöstöstä hallitsee riittävästi etätyöympäristössä tarvitsemansa välineet ja ohjelmistot ja kokee, että digitaalinen etätyöympäristö on kunnossa.

Millainen tulee olemaan Turun AMK:n uusi normaali ja mitä meidän tulisi edelleen kehittää?

Vielä toistaiseksi viralliset päätökset ja linjaukset puuttuvat siitä, minkälainen Turun ammattikorkeakoulun ”uusi normaali” tulee jatkossa olemaan. Keväällä 2020 tapahtunut ennakoimaton siirtyminen etätyöhön ja etäopiskeluun onnistui varmasti kaikkien osapuolten näkökulmasta yllättävän hyvin.

Kevään jälkeen koettu etätyöskentelyn ajanjakso on myös osoittautunut olevan monilta osiltaan toimiva ratkaisu. Etätyön ja etäopiskelun ottaminen osaksi uutta normaalia on saanut kannatusta niin opiskelijoiden kuin henkilöstönkin taholta. Tällä hetkellä kaikkien suunnittelu- ja toteutusvaiheessa olevien uusien digitaalisten ratkaisujen kohdalla huomioidaan se mahdollisuus, että etätyö ja etäopiskelu ovat jatkossakin kiinteä osa Turun ammattikorkeakoulun uutta normaalia. Eräs etätyön lisääntymisen edellyttämä konkreettinen kehittämiskohde tulee olemaan hybridimallien ja sitä tukevien teknologioiden kehittäminen.

Ratkaisujen käytettävyyden parantamiseen tullaan kiinnittämään erityistä huomiota.

Digitaalisten palveluiden laadukkuuden kehittäminen tulee olemaan omassa toiminnassamme selkeä painopistealue. Digipalveluiden kohdalla tämä tarkoittaa mm. ohjeistuksen kehittämistä sekä käyttäjien koulutusta. Ratkaisujen käytettävyyden parantamiseen tullaan kiinnittämään erityistä huomiota. Digitaalisten ratkaisujen käyttö tulee saada sujuvaksi, toimintavarmaksi ja käyttökokemuksen tulee aina olla käyttäjän kannalta miellyttävä.

Pyytämättä ja yllättäen eteen tullut koronatilanne muutti tutun ja turvallisen ympäristömme. Tilanne on pakottanut meidät löytämään pikaiset ratkaisut moniin asioihin, jotta olemme voineet mahdollistaa asiakkaillemme sujuvan ajasta, paikasta ja päätelaitteesta riippumattoman toiminnan. Toimintatapojen käyttäjälähtöinen analysointi, hiominen ja juurruttaminen on jatkossa tärkeää, jotta niistä saadaan luonteva osa myös Turun AMK:n uutta normaalia.

Mutta mikä tässä kaikessa on ollut mieleenpainuvinta? Se on ehdottomasti ollut kaikkien kärsivällisyys, kyky sopeutua uuteen tilanteeseen ja halu puhaltaa yhteen hiileen.